Cómo elaborar un cuestionario de evaluación de conocimientos para la formación de los empleados

Impartiste la formación. Enviaste la presentación. Viste cómo todos asintieron durante la llamada. Entonces… ¿se les quedó algo?

Esa brecha entre «les he formado» y «realmente lo han entendido» es donde fracasa la mayor parte de la formación en las pequeñas empresas. Una hoja de firma no te dice si un nuevo camarero entiende tu política sobre alérgenos o si un comercial es capaz de explicar realmente tu producto. Un cuestionario sí lo hace. Y la buena noticia es que no necesitas un departamento de RR. HH., una suscripción a un LMS ni un desarrollador para crear uno. Si tienes un sitio de WordPress, ya tienes un lugar donde ponerlo.

En esta entrada se explica paso a paso cómo crear un cuestionario de evaluación de conocimientos para la formación de los empleados utilizando WPForms, desde la selección de la combinación adecuada de preguntas hasta la corrección automática, los umbrales de aprobado/suspenso y el envío de los resultados por correo electrónico directamente a la bandeja de entrada del responsable. Al final, tendrás un cuestionario listo para usar que podrás enviar a tu equipo esta misma semana.

Cómo elaborar un cuestionario de evaluación de conocimientos para la formación de los empleados

¿Qué hace que un cuestionario de evaluación de conocimientos sea realmente útil?

Antes de abrir el editor y empezar a escribir preguntas, hay algunas decisiones que te evitarán tener que reescribirlo todo más adelante.

• No te extiendas demasiado. Entre cinco y quince preguntas es la cantidad ideal para la mayoría de los cuestionarios de formación interna. Más cortas para repaso rápido, más largas para la incorporación de nuevos empleados o el cumplimiento normativo.
• Combina los distintos tipos de preguntas. Las preguntas de opción múltiple funcionan bien para datos concretos («¿Qué formulario hay que rellenar para solicitar un reembolso superior a 50 dólares?»). Las preguntas de verdadero/falso son adecuadas para normas («Nuestro plazo de devolución es de 30 días»). Las preguntas basadas en situaciones, en las que se describe un caso y se pregunta qué haría el empleado, son las más útiles para la formación basada en el criterio personal, como la atención al cliente o la seguridad.
• Establece primero el umbral de aprobado/suspenso. Decide qué se considera «lo han entendido» antes de redactar una sola pregunta. Lo habitual es un 80 %. Los temas relacionados con el cumplimiento normativo suelen requerir un porcentaje más alto. Sea cual sea el que elijas, anótalo para que el cuestionario no se califique a sí mismo basándose en impresiones subjetivas.
• Decide qué pasa después. «Aprobado» significa que han terminado. «Suspenso» significa… ¿qué? ¿Tener que volver a hacer el examen? ¿Una reunión individual con su responsable? ¿Una nota en su expediente? Saber la respuesta influye en cómo configurarás las notificaciones más adelante.

Lo que necesitarás antes de empezar

Necesitarás un sitio web de WordPress con WPForms Pro. El complemento Quiz Addon está incluido en el plan Pro y superiores. También necesitarás tu material de formación en algún formato utilizable (un documento, una presentación de diapositivas, una llamada grabada) y entre 30 y 60 minutos de tiempo para dedicarle. Eso es todo.

Paso 1: Instala el complemento WPForms Quiz

Una vez que WPForms Pro esté activo en tu sitio web, ve a WPForms » Complementos en el panel de control de WordPress. Busca el complemento «Quiz» y haz clic en «Instalar complemento». El estado cambiará a «Activado» cuando esté listo, lo que suele tardar unos segundos.

Paso 2: Empieza con la plantilla de formación del equipo

Ve a WPForms » Añadir nuevo para abrir el selector de plantillas y escribe «formación en equipo» en el cuadro de búsqueda.

La plantilla del cuestionario de conocimientos sobre productos para la formación del equipo : está preconfigurada como un cuestionario calificado con preguntas de ejemplo, una escala de calificación operativa y notificaciones ya configuradas.

Pasa el cursor por encima de la tarjeta y haz clic en «Usar plantilla» para cargarla. Puedes cambiarle el nombre para que se ajuste al tema de formación concreto en el campo «Nombre de la plantilla» situado en la parte superior.

Si tu formación abarca un tema más específico que no se ajusta a las preguntas de ejemplo, puedes sustituir todas las preguntas, o empezar desde cero si prefieres crear el contenido desde el principio.

Paso 3: Confirma la escala de calificación y las normas de comentarios

En la barra lateral izquierda del generador de formularios, haz clic en «Configuración» » «Cuestionario». La plantilla se carga con la opción «Tipo de cuestionario: Cuestionario calificado» ya seleccionada y una escala de calificación completa de la A a la F. Para la formación interna, normalmente no se necesitan calificaciones con letras, así que simplifícala para que solo incluya «Aprobado» (por ejemplo, 80-100 %) y «Suspenso» (0-79 %) editando o eliminando las filas.

Debajo de la escala de calificación, verás las opciones de comentarios. Selecciona «Mostrar la respuesta correcta tan pronto como se elija una opción» para los cuestionarios de práctica cuyo objetivo sea el aprendizaje, o mantén la opción predeterminada («No mostrar la respuesta correcta») para las evaluaciones tipo certificación en las que no quieras que la clave de respuestas se difunda.

Paso 4: Escribe tus preguntas y marca las respuestas correctas

Aquí es donde la mayoría de los cuestionarios se tuercen. La solución es más sencilla de lo que parece: extrae las preguntas directamente del material de formación. No inventes contenido nuevo. Si algo no aparecía en la formación, no debería estar en el cuestionario.

Haz clic en cualquier campo de pregunta del generador de formularios para editar la pregunta y las opciones, y marcar cuál es la respuesta correcta.

WPForms admite varios tipos de preguntas en el modo de cuestionario:

• Pregunta de opción múltiple en la que hay que elegir una respuesta correcta entre tres o cuatro opciones. Ideal para datos, nombres, políticas y cantidades monetarias.
• Casillas de selección para «seleccionar todas las opciones que correspondan». Son útiles para comprobar si alguien conoce una lista completa (por ejemplo: «¿Cuáles de estos son síntomas de una reacción alérgica?»).
• Menú desplegable para listas de opciones más largas en las que las casillas de selección saturarían la página.
• Verdadero/Falso (utiliza la opción de elección múltiple con dos opciones) para las preguntas de política de tipo binario.

Si quieres asignar diferentes puntuaciones a cada respuesta en lugar de limitarte a calificar si es correcta o incorrecta, cambia el tipo de cuestionario a «Cuestionario ponderado» y asigna las ponderaciones.

Un consejo práctico: escribe la pregunta, luego escribe la respuesta correcta y, a continuación, escribe tres respuestas incorrectas que un empleado desorientado, pero que se esfuerza, podría elegir. Las opciones de distracción que son obviamente incorrectas no sirven para evaluar nada.

Paso 5: Personalizar el mensaje de resultado que ven los empleados

Cuando el modo «Quiz» está activado, el mensaje que ve el empleado tras enviar la respuesta se encuentra en la sección Resultados subpestaña del panel «Cuestionarios» (no en «Configuración» » «Confirmaciones»; ese panel solo te redirige aquí). La plantilla incluye una tarjeta de resultado por nivel de calificación, cada una con un mensaje predeterminado que utiliza etiquetas inteligentes como {quiz_percentage}, {quiz_grade}y {quiz_correct_answers}.

Rewrite each message in your own voice. For Pass tiers, something like “Nice work — you scored {quiz_percentage}%. You’re cleared.” For Fail tiers, give them a clear next step: “You scored {quiz_percentage}%. Your manager will reach out about retaking.”

Paso 6: Configurar las notificaciones para los administradores

Los cuestionarios resultan más útiles cuando alguien distinto del participante ve los resultados. Abre Ajustes » Notificaciones. La plantilla de formación en equipo incluye una notificación preconfigurada que ya está activada: indica la dirección de correo electrónico de destino del responsable correspondiente (o una bandeja de entrada compartida para cuestiones de cumplimiento) y personaliza el asunto del correo electrónico para que sea fácil de identificar.

En el caso de temas que requieran un estricto cumplimiento normativo, también puedes enviar una copia a una bandeja de entrada compartida para que quede un registro permanente. Además, cada envío se guarda en el panel de control de WPForms » Entradas, por lo que no tienes que depender únicamente del correo electrónico.

Paso 7: Incrusta el cuestionario y realiza un seguimiento de las respuestas

Haz clic en «Incrustar» en la parte superior derecha del generador de formularios. WPForms te guiará para que puedas insertar el cuestionario en una página existente o crear una nueva con solo dos clics.

Comparte el enlace de la página en Slack, por correo electrónico o añádelo a tu documento de incorporación. En el caso de los cuestionarios de certificación que no quieras que se vuelvan a realizar hasta que se aprueben, el complemento Form Locker te permite proteger el formulario con contraseña, establecer un límite de tiempo o restringir el envío a los usuarios que hayan iniciado sesión.

Una vez que los usuarios empiezan a enviar sus formularios, todas las respuestas se almacenan en WPForms » Entradas, donde se pueden ordenar, filtrar y exportar a CSV para mantener un registro de auditoría.

Unos pequeños detalles que marcan una gran diferencia

Una vez que el cuestionario principal funcione, merece la pena dedicar cinco minutos más a algunos extras:

• Los límites de tiempo de Form Locker garantizan la imparcialidad de los cuestionarios de certificación.
• La función «Guardar y reanudar» permite a los empleados completar evaluaciones más largas en dos sesiones sin perder las respuestas.
• La lógica condicional permite ramificar el cuestionario; por ejemplo, mostrando las preguntas sobre manejo de efectivo únicamente a los empleados cuyos puestos impliquen el uso de una caja registradora.

Los cuestionarios internos también son un lugar en el que puedes desactivar sin problema el CAPTCHA y la mayoría de las funciones antispam. En este caso, no tienes que lidiar con bots.

Conclusión

Una prueba de evaluación de conocimientos convierte la frase «hemos formado al equipo» de una mera esperanza en un resultado cuantificable. Elige quince preguntas como máximo, redáctalas directamente a partir de tu material formativo, establece un umbral de aprobación y envía la puntuación a una persona real que se encargará del seguimiento.

Si quieres adelantarte, descárgate la plantilla del cuestionario de conocimientos sobre productos para la formación en equipo y tendrás una evaluación lista antes de la hora de comer.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Necesito un plugin específico para cuestionarios o WPForms puede encargarse de esto por sí solo?

WPForms puede gestionarlo por sí solo. El complemento Quiz Addon (incluido en el plan Pro y superiores) ofrece distintos tipos de preguntas, puntuación automática, calificación de aprobado/suspenso y notificaciones de resultados sin necesidad de un plugin de cuestionarios independiente.

¿Cuántas preguntas debe tener un cuestionario de formación para empleados?

Entre cinco y quince para la mayoría de los casos. Utiliza el rango más bajo para repaso rápido y el más alto para la incorporación, el cumplimiento normativo o la certificación.

¿El cuestionario se corrige solo o tengo que corregirlo a mano?

El complemento Quiz califica automáticamente cada respuesta en el momento en que el empleado pulsa «Enviar». Tú estableces las respuestas correctas al crear el formulario, y WPForms calcula el porcentaje y aplica la escala de calificación que hayas definido.

¿Puedo exigir una nota mínima para que se considere que alguien ha recibido la formación?

Sí. Establece el umbral de aprobación en la escala de calificación (por ejemplo, un 80 % o más = Aprobado). El empleado verá inmediatamente un mensaje de aprobado o suspenso, y puedes enviar un correo electrónico a un responsable cuando las puntuaciones estén por debajo del umbral, de modo que solo se le informe de los suspensos.

¿Pueden los empleados volver a hacer el cuestionario si no lo superan?

Por defecto, sí. El formulario está disponible para cualquier persona que tenga el enlace. Si quieres restringir los intentos de repetición (por ejemplo, en un cuestionario de certificación final), el complemento Form Locker te permite proteger el formulario con contraseña, añadir un límite de tiempo o restringir el envío de respuestas a los usuarios que hayan iniciado sesión.

¿Cómo debo llevar los registros para las auditorías de cumplimiento?

Cada respuesta se guarda en WPForms » Entradas, donde puedes filtrar por cuestionario y exportar los resultados a un archivo CSV. En el caso de los sectores regulados (seguridad alimentaria, formación sobre la HIPAA, OSHA), esto te proporciona un registro con fecha de quién ha completado el cuestionario y qué puntuación ha obtenido.

¿Esto funciona para los empleados que teletrabajan?

Sí. El cuestionario es simplemente una URL en tu sitio de WordPress, por lo que cualquiera que tenga el enlace puede realizarlo desde cualquier dispositivo. Si lo combinas primero con una sesión de vídeo en la que se explique el material formativo, tendrás un minicurso de formación ideal para la formación a distancia sin el coste que supone un sistema de gestión del aprendizaje (LMS).

A continuación, crea un cuestionario de recomendaciones de productos

Ahora que tus empleados ya están formados, ¡pasemos a vender tus productos o servicios!

Para ayudar a tus clientes a no sentirse abrumados, tenemos otro cuestionario que crear: un cuestionario de recomendación de productos. Es una forma sencilla de darles un pequeño empujoncito y, al mismo tiempo, hacer que se sientan atendidos.

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