Transformando envios de formulários em contratos e faturas

Na semana passada, enviei um e-mail de boletim informativo com um pequeno erro de digitação. É claro que percebi o erro uns 20 minutos depois de o e-mail ter sido enviado. (Você está indo para sua caixa de entrada para encontrá-lo agora, eu sei...)

Um erro de digitação em um boletim informativo é uma coisa. Mas esse mesmo pequeno erro em um contrato com um cliente ou em uma fatura de projeto pode ser realmente caro. Isso só mostra que você pode olhar diretamente para um erro e seu cérebro ainda lhe dará um sinal de positivo.

Esse é um risco que você não quer correr com contratos e faturas.

Não tenha medo - é aqui que entra a automação. Vou lhe mostrar como usar o WPForms para transformar automaticamente os envios de formulários em PDFs profissionais e perfeitos. Vamos lá!

Transformando envios de formulários em contratos e faturas

Por que a geração automatizada de documentos?

Sejamos realistas, você não entrou no seu ramo de trabalho porque tem uma profunda paixão por tarefas administrativas. Automatizar a criação de documentos não é apenas um truque elegante... É uma maneira de recuperar sua sanidade e proteger seu profissionalismo.

• Pareça um profissional: A automação garante que cada documento enviado seja perfeitamente formatado, com uma marca bonita e sem erros de digitação.
• Elimine o erro humano: Quando os dados são extraídos diretamente do formulário, você nunca enviará uma fatura para "Jon" quando o nome dele é "John". A informação certa vai para o lugar certo, sempre.
• Configure e esqueça: Anexe PDFs a e-mails e faça com que eles sejam enviados instantaneamente após o envio do formulário. É o seu fluxo de trabalho, agora no piloto automático.

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Seu novo assistente: o complemento PDF

A mágica por trás dessa operação é o nosso complemento PDF.

Essa ferramenta poderosa, disponível em nosso plano WPForms Pro e superior, é sua máquina pessoal de geração de documentos. Ela pega os dados brutos de entrada do formulário e os transforma em um PDF polido e profissional, pronto para qualquer situação:

• Contratos com clientes e propostas de projetos
• Faturas detalhadas e recibos de pagamento
• Recibos de doação e contratos de voluntariado personalizados
• Certificados de conclusão ou ingressos para eventos

Deseja criar seu próprio robô de papelada? Vamos nos aprofundar no assunto.

Etapa 1: Prepare o complemento

No painel do WordPress, navegue até WPForms " Addons. Localize o PDF Addon, clique em Install Addon (Instalar Addon) e verifique se ele está ativado.

Etapa 2: Iniciar um novo projeto de PDF

Vá até o formulário que você deseja usar. Dentro do construtor de formulários, clique em Settings " PDF e, em seguida, clique no botão Add New PDF.

Em seguida, dê ao seu novo PDF um nome memorável.

Etapa 3: Escolha um modelo (não comece do zero)

Nós equipamos o complemento com modelos para documentos financeiros, documentos formais, certificados e muito mais.

Escolha um que se aproxime do que você precisa e, a partir daí, você poderá personalizá-lo.

Etapa 4: Coloque seus dados para trabalhar com etiquetas inteligentes

As Smart Tags são a forma de extrair dados diretamente do envio do formulário e colocá-los perfeitamente em seu PDF.

Clique em um ponto do modelo onde deseja adicionar informações do usuário, clique no pequeno ícone Smart Tag e escolha o campo correspondente do formulário.

• Para um contrato de cliente, você pode inserir o nome do usuário e os serviços selecionados diretamente no corpo do seu modelo jurídico.
• Para criar uma fatura, você pode mapear o total de pagamento do formulário e as seleções de produtos para os itens de linha.
• Para obter um recibo de doação instantâneo, você pode mapear o campo "Donation Amount" (Valor da doação) para criar um recibo personalizado e dedutível de impostos.

Etapa 5: Dê uma boa aparência

Na guia Appearance, você pode ser criativo. Faça upload de seu logotipo, escolha entre mais de 40 temas de cores e selecione suas fontes.

Isso garante que seus documentos automatizados não apenas funcionem perfeitamente, mas também tenham uma aparência fantástica.

Alguns modelos também incluem elementos opcionais, como um crachá, bloco de assinatura ou campo de data. Para contratos e faturas, uma assinatura seria fantástica.

Etapa 6: Coloque-o no piloto automático

Para concluir a automação, informe ao PDF para onde ele deve ir. Nas configurações do PDF, use o menu suspenso Notifications (Notificações ) para anexar seu novo e brilhante PDF ao e-mail de confirmação.

Agora, quando alguém clicar em "enviar", seu documento perfeitamente elaborado será gerado instantaneamente e enviado para o destino.

Onde encontrar seus documentos gerados

Se precisar acessar um documento, basta ir para WPForms " Entradas. Todos os seus PDFs são salvos ali mesmo com o envio, prontos para você a qualquer momento.

Basta clicar em View no formulário para o qual você deseja ver o PDF.

Na página, você encontrará um link para baixar o PDF que foi criado para esse envio na seção PDF.

Sobre essas faturas...

Toda essa conversa sobre faturamento profissional é um bom lembrete para manter seus próprios livros em ordem. Para seus próprios registros, você provavelmente precisará de uma fatura para sua compra do WPForms.

Não se preocupe, nós o ajudamos. Esse é um recurso separado, gerenciado em sua conta do WPForms, não em seu site.

• PDF Addon: Para criar documentos para seu pessoal (clientes, doadores, consumidores, etc.).
• Área da conta: Para obter uma fatura para sua própria contabilidade.

Basta fazer login na sua conta do WPForms, clicar na guia Faturamento e gerar uma fatura para qualquer compra.

Temos um guia completo sobre isso aqui: Como criar uma fatura no WPForms.

Agora, vá em frente e automatize!

Agora você tem o poder de eliminar uma das partes mais tediosas do seu trabalho. Vá em frente, recupere seu tempo e elimine o pânico de encontrar um erro depois que já é tarde demais.

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PERGUNTAS FREQUENTES

O que eu preciso para começar a gerar automaticamente documentos como contratos e faturas no WPForms?

Para usar esse recurso, você precisará de uma licença do WPForms Pro (ou superior) e ter o complemento PDF instalado e ativado em seu site WordPress. Isso é tudo o que é necessário para começar a criar seu fluxo de trabalho.

Como as informações do formulário são automaticamente inseridas no PDF?

O processo usa um recurso chamado Smart Tags. No editor de PDF, basta mapear os campos do formulário (como nome, e-mail ou valor do pagamento) para os pontos correspondentes no modelo do documento. Em seguida, o WPForms puxa automaticamente os dados enviados pelo usuário para o PDF final.

Que tipos de documentos posso criar com esse recurso?

Embora contratos e faturas sejam usos populares, você pode criar praticamente qualquer tipo de documento. O sistema é flexível o suficiente para recibos de doações personalizados, ingressos para eventos, certificados de conclusão, contratos de serviços assinados e muito mais.

Posso personalizar o PDF para combinar com minha marca?

Sim! O complemento PDF oferece controle total sobre a aparência. Você pode carregar seu próprio logotipo, escolher entre dezenas de temas de cores e personalizar fontes para garantir que cada documento corresponda perfeitamente ao estilo da sua marca.

Em seguida, simplifique a integração de seu cliente

Automatizar seus contratos e faturas é uma grande vitória para seu fluxo de trabalho, mas é apenas uma parte da criação de uma experiência verdadeiramente perfeita para o cliente. Afinal de contas, um formulário de admissão desajeitado ou e-mails intermináveis podem gerar frustração antes do início do trabalho real.

Agora que você já simplificou sua papelada, vamos corrigir o restante da jornada. Vamos mostrar a você como simplificar todo o processo de integração de clientes usando o WPForms.

Pronto para criar seu formulário? Comece hoje mesmo com o plug-in de criação de formulários mais fácil do WordPress. O WPForms Pro inclui vários modelos gratuitos e oferece uma garantia de reembolso de 14 dias.

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