Como criar um formulário de aprovação de despesas para pequenas empresas

Gerenciar despesas em uma empresa pode ser uma dor de cabeça, especialmente quando as aprovações atrasam ou as solicitações são ignoradas. A criação de um formulário de aprovação de despesas pode economizar muito tempo e aborrecimentos ao gerenciar as solicitações da equipe.

Os formulários de aprovação de despesas garantem que todas as solicitações financeiras sejam sistematicamente revisadas de acordo com a política corporativa e as projeções financeiras. Isso ajuda a facilitar o processo de aprovação e simplifica as coisas para todos os envolvidos.

Crie seu formulário de aprovação de despesas agora 📝

Neste guia, mostrarei a você como configurar um poderoso formulário de aprovação de despesas usando o WPForms. Eu mesmo já passei por esse processo e conheço as etapas exatas para torná-lo o mais simples possível, mesmo que você seja novato na criação de formulários!

Como criar formulários de despesas para sua pequena empresa com facilidade!

Você pode contar com a facilidade de uso e a funcionalidade do WPForms para criar um formulário de aprovação de despesas no WordPress. Siga as etapas abaixo para começar:

1. Assine e instale o WPForms Pro

O WPForms é o melhor plugin de criação de formulários para adicionar formulários personalizados ao WordPress. Você pode usá-lo para criar qualquer tipo de formulário do WordPress e publicá-lo facilmente em seu site. Ele ainda inclui mais de 2.000 modelos de formulários do WordPress, inclusive formulários de solicitação de despesas.

Como usaremos os Addons Save and Resume e Signature para este guia, você deve assinar o WPForms Pro para acessar integrações premium, addons e recursos extras, como lógica condicional.

Depois de adquirir a assinatura do WPForms Pro, é hora de instalar e ativar o plug-in no seu site WordPress.

Faça o upgrade para o WPForms Pro agora! 🙂

2. Obtenha os complementos Save and Resume e Signature

No painel de administração do WordPress, navegue até WPForms e clique em Addons na lista de opções.

Agora, procure o complemento Save and Resume digitando seu nome no campo Search Addons. Em seguida, clique em Install Addon.

Depois que o complemento tiver sido instalado com êxito, pressione o mesmo botão novamente para ativá-lo. E repita o mesmo processo para o complemento Signature.

Ótimo trabalho até agora! Agora, vamos orientá-lo nas etapas fáceis para criar seu formulário de aprovação de despesas com a ajuda de um modelo existente do WPForms Pro.

3. Utilize o modelo de formulário de aprovação de despesas

No painel de administração do WordPress, navegue até WPForms e clique em Add New (Adicionar novo ) na lista de opções.

Nomeie seu formulário e use a caixa de pesquisa para encontrar o modelo Expense Approval Form (Formulário de aprovação de despesas). Quando ele for exibido, clique no botão Usar modelo.

Agora você será direcionado para a tela Fields (Campos ), onde os campos disponíveis aparecem no painel esquerdo. Os campos aos quais você tem acesso dependerão do seu nível de licença.

No painel direito, você verá uma visualização editável do seu formulário. Como estamos usando um modelo, os campos já estarão adicionados.

Você perceberá que esse modelo foi criado com campos que automatizam a captura das informações do solicitante, os detalhes da despesa e a aprovação por meio de assinatura.

Se necessário, você pode usar o construtor de formulários intuitivo do WPForms para adicionar, modificar e organizar facilmente os campos para personalizar o formulário a seu gosto. Você também pode salvar seu formulário personalizado como um modelo para reutilizá-lo, se desejar.

Obtenha o modelo de formulário de aprovação de despesas 📝

4. Configurar definições de salvar e retomar

Navegue até Settings " Save and Resume no construtor de formulários. Para ativar a funcionalidade de salvar e retomar, ative a opção Enable Save and Resume (Ativar salvar e retomar ).

Ao ativar a funcionalidade Save and Resume, você poderá alterar várias configurações. Explicamos cada uma delas a seguir.

Personalizar o texto do link Salvar e Retomar

Para começar, você pode personalizar o texto do link em que os usuários clicarão para salvar o progresso deles no formulário.

Você pode alterar o texto no campo fornecido. Por padrão, ele diz "Save and Resume Later" (Salvar e retomar mais tarde), mas você pode alterá-lo para o que quiser.

Esse link será exibido no front-end do seu site, na parte inferior do formulário, ao lado do botão denominado Submit (Enviar).

Ativar uma página de isenção de responsabilidade

Você pode adicionar uma página de isenção de responsabilidade opcional que será exibida quando um solicitante clicar no link Save and Resume (Salvar e retomar). Para fazer isso, ative a opção Ativar página de isenção de responsabilidade.

Isso abrirá um editor de texto que poderá ser usado para modificar o conteúdo da página de isenção de responsabilidade depois que ela for revelada.

Quando um usuário clicar no link salvar e retomar em seu formulário de solicitação de despesas, ele verá a página de isenção de responsabilidade. Isso garante que ele esteja ciente dos termos e condições associados ao salvamento de seu progresso.

Ao visualizar o aviso de isenção de responsabilidade, os usuários têm duas opções. Eles podem confirmar a decisão de salvar o progresso e sair do formulário clicando no botão Continuar. Como alternativa, eles podem clicar no link Go Back (Voltar ) para retornar ao formulário.

Personalizar a página de confirmação de salvar e retomar

Quando um solicitante do seu formulário de aprovação de despesas salvar o progresso, ele verá uma página de confirmação.

Essa mensagem pode ser personalizada para ajudá-los a entender a próxima etapa do processo de aprovação de despesas.

Para aqueles que preferem uma abordagem mais prática, uma opção para copiar e compartilhar manualmente o link também pode ser mencionada.

Isso pode ser feito ativando a opção Enable Resume Link (Ativar link de currículo ) abaixo da mensagem de exibição da página de confirmação.

Ele também pode orientar o solicitante a inserir o endereço de e-mail do indivíduo responsável pela aprovação das despesas para enviar o link do currículo diretamente a ele.

Para enviar notificações por e-mail ao aprovador com links para retomar o formulário e fornecer sua aprovação, ative a configuração Ativar notificação por e-mail.

Independentemente de como se opte por compartilhar os links dos usuários para salvar e retomar, esses URLs deixarão de funcionar após 30 dias.

Sugerimos deixar isso claro para os usuários ao personalizar as mensagens de salvar e retomar, para que eles tenham menos probabilidade de perder o trabalho devido à inatividade.

Personalizar a mensagem de notificação por e-mail

Depois de ativar a opção Enable Email Notification (Ativar notificação por e-mail ), um editor de texto será exibido para que você personalize a mensagem de notificação por e-mail.

Embora você possa alterar a mensagem padrão para o que quiser, certifique-se de que a notificação por e-mail tenha o {resume_link} Smart Tag.

Essa Smart Tag fornecerá um link para o formulário que foi preenchido apenas parcialmente, permitindo que o aprovador continue e conceda a solicitação de despesas.

Personalize o campo de assinatura em seu formulário

Para garantir a autenticidade das solicitações de aprovação de despesas, o modelo de formulário que estamos usando vem com campos de assinatura tanto para o solicitante quanto para o aprovador.

Clique em um dos campos de assinatura na área do construtor de formulários para editar o rótulo, a descrição ou a cor da tinta, ou marque-o como um campo obrigatório.

Você também pode alterar a cor da tinta usada para a assinatura eletrônica na Seção Avançada.

Quando terminar de definir essas configurações, não se esqueça de salvar o formulário antes de sair do construtor de formulários.

Habilitar notificações e confirmações de formulários

É fundamental configurar as mensagens e notificações que serão exibidas depois que o usuário preencher e enviar o formulário.

Isso é fácil de fazer. Na tela do Form Builder, navegue até a guia Settings (Configurações ) e selecione Notifications (Notificações).

Os administradores receberão alertas automaticamente. Entretanto, o título, o corpo e a lista de destinatários do e-mail podem ser modificados, se necessário.

Em seguida, na guia Settings (Configurações ), selecione Confirmations (Confirmações ) para modificar a mensagem que os tomadores de decisão receberão ao darem sua aprovação e preencherem o formulário.

Você também pode usar a configuração Confirmation Type (Tipo de confirmação ) no WPForms para exibir uma mensagem, criar um link para outra página ou redirecionar o usuário.

Depois de definir suas configurações de notificação e confirmação por e-mail, pressione o botão Save (Salvar ) novamente para salvar o progresso atual.

5. Publique seu formulário de aprovação de despesas

Agora que você criou seu formulário de aprovação de despesas usando o modelo, pode adicioná-lo ao seu site do WordPress e estilizá-lo ainda mais usando o editor de blocos.

Crie uma nova página/post ou simplesmente atualize uma já existente. Depois disso, clique no botão Add Block (Adicionar bloco ) e selecione o ícone WPForms.

Em seguida, selecione seu formulário de pré-aprovação de despesas no menu suspenso do widget WPForms para anexá-lo à sua página/post.

Se você estiver satisfeito com a aparência do formulário, clique no botão Update (Atualizar) ou Publish (Publicar ) e o formulário será publicado.

Agora, tudo o que você precisa fazer é testar o formulário incorporado após a publicação para garantir que ele funcione conforme o esperado e evitar problemas.

Perguntas frequentes sobre formulários de aprovação de despesas

Os formulários de aprovação de despesas são um tópico popular entre nossos leitores. Aqui estão as respostas para algumas perguntas comuns sobre eles.

O que é um formulário de aprovação de despesas?

Um formulário de aprovação de despesas é um documento que os funcionários enviam para obter o reembolso de despesas comerciais. Ele discrimina as despesas relacionadas ao trabalho que os funcionários pagam do próprio bolso e exige documentação comprobatória, como recibos.

Por que as empresas usam formulários de aprovação de despesas?

As empresas usam formulários de despesas padronizados para controlar os gastos e garantir que as despesas estejam de acordo com as políticas. O fluxo de trabalho de aprovação permite a supervisão e a justificativa dos gastos dos funcionários. Os formulários criam uma trilha digital auditável para relatórios financeiros.

Quais informações são necessárias em um formulário de aprovação de despesas?

Os detalhes típicos incluem nome do funcionário, departamento, data da solicitação da despesa, fornecedor, descrição, finalidade comercial, códigos de projeto, valor, cópia do recibo e assinaturas de aprovação. A política da empresa define o backup e os detalhes necessários.

Quem precisa assinar/aprovar um formulário de aprovação de despesas?

Os formulários de despesas passam por uma cadeia de aprovação que varia de acordo com a empresa. Os aprovadores comuns são o funcionário, o gerente, o supervisor contábil, o gerente de recursos humanos, o controlador ou o CFO.

A seguir, confira mais alguns modelos de formulários de autorização de despesas

Se estiver procurando maneiras mais criativas de criar formulários relacionados a despesas e finanças para sua empresa, é uma boa hora para conferir essas demonstrações de modelos:

• Formulário de despesas simples
• Formulário de requisição
• Formulário de Reembolso Online
• Formulário de Reembolso de Despesas
• Formulário de aprovação de despesas de capital

Crie seu formulário de aprovação de despesas agora

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