As organizações sem fins lucrativos muitas vezes enfrentam dificuldades com as tarefas cotidianas que lhes tiram tempo de seus objetivos principais. Gerenciar membros, organizar eventos e lidar com a papelada pode ser um verdadeiro desafio. Esses problemas podem tirar tempo e recursos de seus objetivos principais de atender às comunidades e promover mudanças positivas.
Nesta história de cliente, veremos como a American Legion Arizona, um grupo de apoio a veteranos, resolveu esses problemas. Eles usaram o WPForms para tornar seu trabalho mais fácil e eficaz.
Mostraremos como essa pequena equipe de seis pessoas economizou horas de trabalho por semana, conectou-se de forma mais eficaz com seus membros e simplificou a inscrição em eventos e o compartilhamento de notícias.
Sua história mostra como as organizações sem fins lucrativos podem usar formulários on-line para superar obstáculos comuns. Trabalhando de forma mais inteligente, elas podem se concentrar mais no que realmente importa: ajudar as pessoas que apoiam.
Perfil do cliente
A American Legion Arizona é uma filial estadual da organização National American Legion, dedicada à defesa dos veteranos, membros ativos do serviço e suas famílias. Eles fornecem uma plataforma para que mais de 120 Postos no Arizona compartilhem informações e colaborem, apoiando uma comunidade com mais de 100 anos de história de serviço.
O desafio
Quando a American Legion Arizona começou a atualizar seu site, encontrou vários problemas na forma como ele estava funcionando:
- Obtendo feedback dos usuários: A maneira antiga de pedir opiniões aos membros não estava funcionando bem. Poucas pessoas estavam respondendo. Eles precisavam de uma maneira mais fácil de saber o que os membros pensavam sobre seus serviços e programas.
- Ajudar os membros: Responder a perguntas e ajudar os membros estava tomando muito tempo. A equipe estava tendo problemas para responder rapidamente, causando uma experiência ruim para o usuário.
- Preparação de eventos: A organização realiza muitos eventos por ano, como reuniões e campanhas de arrecadação de fundos. A maneira antiga de inscrever as pessoas nesses eventos era lenta, com erros frequentes e exigia muito tempo da equipe para ser gerenciada.
- Registro de novos associados: O processo de adesão de novos associados e pagamento da associação era demorado e difícil para ambas as partes.
- Coleta de informações: A obtenção de diferentes tipos de informações, como relatórios de postos locais e artigos para o boletim informativo, era confusa e lenta.
A organização sabia que precisava corrigir esses problemas para trabalhar melhor e ajudar mais os veteranos. Eles queriam encontrar uma ferramenta de criação de formulários que pudesse:
- Trabalhar bem com seu site WordPress e outras ferramentas que eles usam
- Crie vários tipos diferentes de formulários, desde pesquisas simples até inscrições complexas em eventos
- Gerenciar pagamentos de associações e taxas de eventos
- Use recursos inteligentes, como lógica condicional, para criar formulários que mudam com base nas respostas
- Ser fácil o suficiente para que sua pequena equipe possa usar sem precisar ser especialista em tecnologia
Seu principal objetivo era tornar o trabalho mais rápido e fácil, para que a equipe pudesse dedicar mais tempo ao que é realmente importante: ajudar os veteranos e suas famílias.
Como a WPForms forneceu soluções
A American Legion Arizona recorreu à WPForms para enfrentar seus desafios.
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Crie seu formulário agoraDepois de descobrir o plug-in por meio de uma pesquisa no WordPress sobre plug-ins de criação de formulários, eles ficaram impressionados com seus recursos e facilidade de uso, especialmente com a cobrança de pagamentos.
Com o WPForms, eles criaram mais de 50 formulários para várias finalidades, incluindo:
- Registro de associação com pagamento: Simplificou o processo de adesão e pagamento on-line para novos membros.
- Registro de conferência com pagamento: Simplificou as inscrições em eventos e a cobrança de pagamentos, economizando tempo dos associados e da equipe.
- Relatórios anuais: Os postos agora podem enviar seus relatórios anuais on-line, o que facilita muito a coleta e a organização dos dados.
- Envio de eventos: Os membros agora podem enviar detalhes de seus eventos para que possam ser facilmente adicionados ao calendário, mantendo-o atualizado sem muito trabalho extra para a equipe.
- Envio de artigos para o boletim informativo: Permite que os membros enviem artigos para o boletim informativo, tornando mais rápida e fácil a coleta e o gerenciamento do conteúdo
- Registro de programas: Os alunos podem se inscrever em vários programas on-line, ajudando a simplificar e gerenciar as inscrições para diferentes iniciativas, como o Boys State.
- Relatórios de oficiais: Os postos podem enviar facilmente detalhes e atualizações de dirigentes on-line. Essa automação garante que as informações de liderança permaneçam precisas e atualizadas, auxiliando a comunicação e a coordenação eficazes dentro da organização.
- Formulários de pedido de produtos: Os membros podem pedir e pagar por produtos personalizados de marca, como camisetas polo, para mostrar sua afiliação e apoio ao programa.
Ao usar o WPForms para todas essas tarefas, a American Legion Arizona conseguiu resolver muitos de seus problemas originais. Agora eles podem coletar feedback, gerenciar registros e reunir informações com muito mais eficiência.
O WPForms era flexível o suficiente para lidar com essa ampla gama de tarefas diferentes e os formulários eram fáceis de serem criados pela pequena equipe, mesmo com pouca experiência técnica.
Os membros acharam os formulários fáceis de usar, o que aumentou a participação, e o WPForms se integrou bem ao site existente, o que significa que não houve necessidade de mudar para uma nova plataforma ou aprender novos sistemas.
Recursos e complementos favoritos do WPForms
A American Legion Arizona achou vários recursos do WPForms particularmente úteis. Veja a seguir uma análise mais detalhada de seus favoritos:
Cálculos: Esse recurso permitiu que eles totalizassem automaticamente os custos de eventos ou associações. Por exemplo, se alguém se inscrevesse em vários eventos ou adicionasse itens extras à sua inscrição, o formulário calcularia o custo total automaticamente.
Integração com o Stripe: Isso facilitou a coleta de pagamentos on-line de forma segura. Os membros podiam pagar as anuidades ou as inscrições em eventos diretamente no formulário, sem serem enviados para outro site.
Assinaturas digitais: Para formulários que precisavam de assinatura, como isenções para eventos, esse recurso permitia que os usuários assinassem digitalmente diretamente no formulário. Isso economizou tempo e papel em comparação com a impressão e a digitalização de documentos assinados.
Campos repetíveis: Esse recurso permite que os usuários registrem várias pessoas em um único envio de formulário. Por exemplo, se alguém quiser registrar um grupo para uma conferência, poderá adicionar quantos participantes forem necessários sem preencher formulários separados para cada pessoa, economizando tempo tanto para os registrantes quanto para a equipe que processa os registros.
Lógica condicional: Esse recurso torna os formulários mais inteligentes e mais fáceis de usar. Os formulários podem mudar dinamicamente com base no que o usuário inseriu. Por exemplo, se um usuário indicar que precisa de acomodações especiais para um evento, o formulário mostrará perguntas sobre que tipo de acomodações ele precisa. Isso torna os formulários mais curtos e menos confusos para os usuários, pois eles só veem perguntas relevantes para eles. Também ajuda a coletar informações mais detalhadas quando necessário, sem sobrecarregar o formulário para todos.
Os resultados
A implementação do WPForms trouxe melhorias significativas para a American Legion Arizona:
Economia de tempo
A automação de processos anteriormente manuais, como inscrições de membros, registros de eventos e envio de relatórios, economizou inúmeras horas por semana para a equipe.
Os membros da equipe que antes passavam grande parte do dia em tarefas administrativas agora têm a liberdade de dedicar mais energia a iniciativas essenciais, como programas de apoio a veteranos e à comunidade.
Aumento da eficiência
A transição para formulários on-line simplificou as operações em todos os setores. A eliminação dos formulários em papel reduziu drasticamente a necessidade de impressão, envio e entrada manual de dados.
Experiência aprimorada do usuário
Os membros agora desfrutam de uma experiência simples e fácil de usar ao interagir com a organização.
Formulários intuitivos facilitam a inscrição em eventos, o envio de artigos para o boletim informativo, a realização de pagamentos e o fornecimento de feedback valioso.
Essa experiência aprimorada promoveu maior envolvimento e participação da comunidade de veteranos, fortalecendo a conexão da organização com seus membros.
Um momento de sucesso
Um sucesso de destaque foi o programa Boys State, uma iniciativa da Legião Americana que começou na década de 1930.
No passado, gerenciar registros e coletar as informações necessárias para esse programa era um processo complicado que envolvia formulários em papel e entrada manual de dados.
No entanto, com a implementação do WPForms, todo o processo foi transformado. Somente no ano passado, mais de 150 participantes se inscreveram on-line sem problemas, enviando não apenas os detalhes básicos de registro, mas também informações médicas cruciais e informações de pagamento, tudo sem um único erro.
Os ganhos de eficiência não pararam por aí. O WPForms também permitiu que o programa introduzisse novos formulários para os participantes da lista de espera e para os orientadores do ensino médio que buscavam mais informações.
Esses formulários, perfeitamente integrados aos sistemas de e-mail da organização, garantiram uma comunicação imediata e uma experiência simplificada para todos os envolvidos.
O sucesso do programa Boys State exemplifica como o WPForms pode capacitar as organizações a modernizar até mesmo suas iniciativas mais estabelecidas, melhorando a eficiência, aprimorando a experiência do usuário e, por fim, permitindo que elas se concentrem no que realmente importa.
Dicas para usuários do WPForms
"Aproveite ao máximo a base de conhecimento do WPForms. Ela está repleta de informações que podem ajudá-lo a resolver a maioria dos problemas sem a necessidade de entrar em contato com o suporte. E não hesite em explorar os vários complementos disponíveis - eles podem expandir significativamente a funcionalidade de seus formulários."
Olhando para o futuro
A American Legion Arizona descobriu que a criação e o gerenciamento de formulários podem ser incrivelmente simples e eficientes com o WPForms. A facilidade de uso e os recursos avançados, como lógica condicional, coleta de pagamentos e integrações abrangentes, têm sido inestimáveis.
Agora, a equipe pode criar vários formulários rapidamente, garantindo a segurança dos dados dos usuários e a otimização dos processos.
O WPForms melhorou significativamente suas operações, e eles estão explorando complementos e integrações adicionais para agilizar os processos e dar suporte ao crescimento.
O impacto de seu sucesso vai além do Arizona. A sede nacional tomou nota de suas conquistas, reconhecendo o potencial dos formulários on-line para simplificar as operações em toda a organização. A equipe não está focada apenas em seu próprio crescimento, mas também em compartilhar seu conhecimento e experiência para capacitar outras filiais estaduais a adotar soluções digitais semelhantes.
Principais conclusões
O sucesso da American Legion Arizona com o WPForms oferece lições valiosas tanto para organizações sem fins lucrativos quanto para empresas:
- Automatize e simplifique: Identifique as tarefas manuais e demoradas que podem ser automatizadas com formulários on-line bem projetados. Isso libera um tempo valioso da equipe para se concentrar nos objetivos principais da missão.
- Aprimore a experiência do usuário: Implemente formulários fáceis de usar para simplificar processos como inscrições em eventos, coleta de feedback e envio de informações. Isso melhora o envolvimento e a satisfação dos membros e apoiadores.
- Otimize a coleta e o gerenciamento de dados: Utilize formulários on-line para coletar e organizar dados com eficiência, eliminando a necessidade de formulários em papel e entrada manual de dados. Isso economiza tempo e reduz erros.
- Aproveite as integrações: Escolha uma solução de criação de formulários que se integre perfeitamente às suas ferramentas e sistemas existentes, como plataformas de marketing por e-mail e gateways de pagamento, para simplificar os fluxos de trabalho e maximizar a eficiência.
Ao implementar essas estratégias, as organizações podem otimizar suas operações, melhorar a experiência do usuário e obter mais sucesso no cumprimento de sua missão.
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Em seguida, saiba mais sobre como as organizações sem fins lucrativos podem usar o WPForms
Se você trabalha para uma organização sem fins lucrativos e está se sentindo inspirado sobre como o WPForms transformou as operações da American Legion Arizona, temos muitos outros recursos que podem ser do seu interesse.
Comece dando uma olhada em nosso guia sobre como as organizações sem fins lucrativos podem usar o WPForms para aumentar seu site. Talvez você também se interesse em saber como promover sua causa durante a Giving Tuesday.
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