Como Criar um Formulário de Solicitação de Viagem Online no WordPress

Alguém envia um e-mail sobre uma viagem, você responde pedindo datas, eles respondem sem orçamento e, algumas mensagens depois, você ainda não consegue aprovar nada.

Um formulário de solicitação de viagem resolve isso coletando tudo antecipadamente, como os detalhes da viagem, o motivo da viagem e quaisquer documentos de suporte em um só lugar, e depois encaminhando para a pessoa certa para aprovação.

Neste guia, mostrarei como criar um no WordPress em poucos minutos com um modelo gratuito e zero código.

Também mostrarei como enviar solicitações para o gerente certo e acompanhar as aprovações assim que elas começarem a chegar.

Crie Seu Formulário de Solicitação de Viagem Agora

O que é um Formulário de Solicitação de Viagem?

Um formulário de solicitação de viagem é um formulário online que os funcionários usam para solicitar aprovação para uma viagem de negócios antes de reservar qualquer coisa.

Ele reúne os detalhes do viajante, datas da viagem, destino, propósito e custos estimados para que um gerente ou a equipe financeira possa revisar e aprovar a solicitação em uma etapa.

Em vez de e-mails soltos e mensagens de chat, você obtém um registro consistente para cada viagem, o que facilita aprovar despesas e manter o controle do seu orçamento de viagens.

Um bom formulário de solicitação de viagem (às vezes chamado de formulário de requisição de viagem ou formulário de autorização de viagem) geralmente coleta detalhes como:

• Nome e departamento do funcionário
• Nome do gerente ou aprovador
• Motivo da viagem
• Cidades de partida e destino
• Datas de partida e retorno
• Arranjos de viagem necessários, como voos, hotel ou carro alugado
• Custo estimado
• Documentos de suporte, como um convite para conferência ou um atestado médico

Você vai querer um construtor de formulários que permita adicionar ou remover campos facilmente, para que você possa adaptar o formulário à forma como sua empresa realmente lida com viagens.

Como Criar um Formulário Online de Solicitação de Viagem

Agora vamos à parte divertida e construir o formulário. Usarei o modelo de formulário de solicitação de viagem do WPForms, então a maior parte da configuração já está feita para você antes mesmo de começar.

Passo 1: Instale o Plugin WPForms

A maneira mais fácil de criar um formulário de solicitação de viagem no WordPress é com o WPForms. É o plugin construtor de formulários mais amigável para iniciantes e vem com mais de 2.100 modelos de formulários WordPress, incluindo um modelo de formulário de solicitação de viagem pronto que você pode personalizar em minutos.

O que eu mais gosto no WPForms para um formulário como este é o quanto ele lida por conta própria. Você obtém edição de arrastar e soltar, upload de arquivos para documentos e notificações inteligentes que enviam cada solicitação para a pessoa certa.

Para este tutorial, recomendo o WPForms Pro, pois ele desbloqueia os extras que tornam as solicitações de viagem genuinamente úteis, como rastreamento do Google Sheets, assinaturas digitais para aprovações e Salvar e Continuar para formulários mais longos.

Para começar, vá em frente e compre a licença do WPForms Pro. Em seguida, instale o WPForms em seu site. Se precisar de ajuda, siga este guia passo a passo sobre como instalar um plugin no WordPress.

Atualize para o WPForms Pro Agora!

Etapa 2: Abrir o Modelo de Formulário de Solicitação de Viagem

Com o WPForms instalado, você está pronto para criar seu formulário. Esta primeira etapa é onde você carrega o modelo de solicitação de viagem para não começar com uma página em branco.

Para começar, vá para WPForms » Adicionar Novo no seu painel do WordPress e dê um nome ao seu formulário. Em seguida, role para baixo até a seção Selecionar um Modelo e digite “solicitação de viagem” na barra de pesquisa.

Assim que o modelo de formulário de solicitação de viagem pré-construído carregar, a maior parte do trabalho já estará feita para você. Você verá campos para o seguinte:

• Nome do Funcionário
• E-mail
• ID do Funcionário
• Gerente / Supervisor
• Motivo da viagem
• Necessidade de arranjos de viagem (Voo, Hotel, Aluguel de Carro e Outros)
• Cidade de Partida
• Cidade de Chegada
• Data de Partida
• Data de Retorno
• Informações Adicionais

Se você não tem certeza de quais campos realmente precisa, pode descrever seu formulário para o WPForms AI em linguagem simples e deixar que ele os crie para você, depois ajuste a partir daí.

Quer ver o resultado final primeiro? Nossa demonstração ao vivo do formulário de solicitação de viagem mostra exatamente o que seus visitantes preencherão.

Etapa 3: Adicionar ou Personalizar Campos

O modelo cobre o básico, mas cada empresa lida com viagens de maneira um pouco diferente. Portanto, sinta-se à vontade para adicionar, remover ou reorganizar campos até que o formulário corresponda ao seu processo.

Para adicionar um campo, arraste-o do painel esquerdo para o seu formulário à direita. Para editar um campo, clique nele e altere seu rótulo, opções ou configurações. Você também pode arrastar qualquer campo para cima ou para baixo para reordená-lo.

Digamos que você queira que os viajantes anexem um documento, como um convite de conferência ou um recibo. Você pode adicionar um campo de Upload de Arquivo arrastando-o da seção Campos Elegantes para o seu formulário, assim:

Se sua equipe está frequentemente na estrada, o novo campo Câmera também é útil, pois permite que as pessoas tirem uma foto de um recibo ou documento diretamente do celular. Quando seu formulário estiver do jeito que você deseja, clique em Salvar.

Passo 4: Configure as Definições do Seu Formulário

Essas configurações controlam como seu formulário se parece e se comporta. Para começar, vá para Configurações » Geral.

Aqui você pode configurar o seguinte:

• Nome do Formulário: Altere o nome do seu formulário aqui, se desejar.
• Descrição do Formulário: Dê uma descrição ao seu formulário.
• Tags: Organize seus formulários do WordPress com tags.
• Texto do botão de envio: Personalize o texto do botão de envio.
• Texto de Processamento do Botão Enviar: Altere o texto que aparece enquanto seu formulário está sendo enviado.

Na seção Avançado, você também pode:

• Adicionar Classes CSS: Estilize seu formulário ou botão de envio com CSS.
• Habilitar Preenchimento por URL: Preencha automaticamente alguns campos do seu formulário usando uma URL personalizada.
• Habilitar envio de formulário AJAX: Ative as configurações AJAX para que o formulário seja enviado sem recarregar a página.
• Desabilitar o armazenamento de informações de entrada no WordPress: Você pode parar de armazenar informações de entrada e detalhes do usuário, como endereços IP e agentes de usuário, para ajudar a cumprir o GDPR. Nossas instruções passo a passo sobre como adicionar um campo de acordo GDPR o guiarão.

Depois de terminar com as configurações gerais, passe para as configurações de Proteção contra Spam e Segurança.

• Ativar proteção moderna contra spam: Interrompa o spam em formulários de contato com a proteção moderna contra spam do WPForms.
• Ativar proteção Akismet contra spam: Se você usa o plugin Akismet, pode conectá-lo ao seu formulário.
• Ativar filtro de país: Bloqueie envios de determinados países.
• Ativar filtro de palavras-chave: Impede entradas que incluam palavras ou frases específicas.

Você também pode configurar seu CAPTCHA preferido para proteção extra. Quando estiver satisfeito com essas configurações, clique em Salvar.

Etapa 5: Configurar Notificações

Notificações são a forma de garantir que uma solicitação de viagem chegue à pessoa certa. Cada vez que alguém envia o formulário, o WPForms pode enviar um e-mail para quem precisa vê-lo.

A menos que você desative, você receberá uma notificação toda vez que alguém enviar o formulário. Isso cobre você, mas o valor real para um formulário de solicitação de viagem é enviar mais de uma notificação por vez.

Para um formulário de solicitação de viagem, eu configuraria alguns e-mails separados para que todos fiquem informados. Envie um para você ou para o administrador do escritório, um para o gerente do viajante para que ele possa aprovar a viagem e um para o RH ou financeiro para que eles possam começar a planejar o orçamento.

Se você usar Smart Tags, pode até enviar uma confirmação para o funcionário que preencheu o formulário, informando que a solicitação foi recebida e quais são os próximos passos.

Você também pode adicionar os detalhes do seu processo de aprovação e reembolso de viagens diretamente no e-mail de notificação, para que ninguém precise perguntar como funciona.

• Para obter ajuda com o básico, consulte nossa documentação sobre como configurar notificações de formulário no WordPress.
• Para enviar esses e-mails separados para pessoas diferentes, siga nosso tutorial passo a passo sobre como enviar várias notificações de formulário no WordPress.
• E se você quiser que seus e-mails correspondam à identidade visual da sua empresa, veja como adicionar um cabeçalho personalizado ao seu modelo de e-mail.

Um cabeçalho com a marca é um pequeno detalhe, mas faz com que todo o processo de solicitação pareça mais oficial para sua equipe.

Etapa 6: Configurar Suas Confirmações

Agora vamos configurar sua confirmação, que é a mensagem que as pessoas veem logo após enviar o formulário. É sua chance de dizer a elas quais são os próximos passos e definir expectativas sobre a aprovação.

O WPForms oferece três tipos de confirmação:

• Mensagem: Quando alguém envia o formulário, uma mensagem simples aparece informando que a solicitação foi recebida e está sendo processada.
• Mostrar Página: Isso leva a pessoa a uma página específica do seu site, como uma página de agradecimento. Para obter ajuda com isso, confira nosso tutorial sobre redirecionar clientes para uma página de agradecimento.
• Ir para URL (Redirecionar): Use isso quando quiser enviar as pessoas para um site diferente.

Para um formulário de solicitação de viagem, uma confirmação do tipo Mensagem funciona bem. Você pode usá-la para definir expectativas, como informar às pessoas que leva três dias úteis para obter uma resposta sobre aprovações.

Para configurá-lo, clique na aba Confirmações no Editor de Formulários, em Configurações. Em seguida, selecione o tipo de confirmação que você deseja.

Para este exemplo, escolho Mensagem e escrevo algo como: “Obrigado por enviar sua solicitação de viagem! Informaremos se ela foi aprovada ou negada em até três dias úteis.”

Depois de personalizar a mensagem ao seu gosto, clique em Salvar. Se desejar mais detalhes, aqui está nosso guia completo sobre como configurar uma confirmação de formulário no WPForms.

Etapa 7: Publicar Seu Formulário de Solicitação de Viagem

Seu formulário de solicitação de viagem está pronto, então tudo o que resta é colocá-lo em seu site. O WPForms facilita a publicação com sua ferramenta de incorporação integrada. Comece clicando no botão Incorporar no topo do construtor de formulários.

Quando a janela Incorporar em uma Página aparecer, clique em Criar Nova Página.

Em seguida, o WPForms pedirá para você nomear a página. Digite um título e clique em Vamos Lá!

O WPForms abrirá uma nova página com seu formulário de solicitação de viagem já inserido. Clique em Publicar (ou Atualizar) no topo para torná-lo ativo.

Com isso publicado, seus funcionários agora podem enviar solicitações de viagem diretamente do seu site, e cada uma delas chega automaticamente na caixa de entrada correta.

Automatize Seu Fluxo de Aprovação de Viagens

Um formulário básico é suficiente para coletar solicitações, mas a verdadeira economia de tempo está no que acontece depois que alguém clica em enviar. Com alguns recursos Pro, você pode transformar seu formulário de solicitação de viagem em um fluxo de aprovação adequado.

A maior economia de tempo é enviar cada solicitação para uma planilha automaticamente. O complemento Google Sheets adiciona cada nova submissão a uma planilha do Google, para que você e sua equipe financeira mantenham um registro contínuo de cada viagem.

Se suas aprovações precisarem de um aval formal, você pode coletar uma assinatura digital diretamente no formulário, para que um gerente possa aprovar uma viagem de qualquer dispositivo sem imprimir nada.

Você também pode revisar solicitações sem sair do WordPress. Cada submissão é salva em WPForms » Entradas, onde você pode pesquisar, marcar com estrela e marcar solicitações como tratadas.

Adicione lógica condicional e o formulário pode se auto-rotear, enviando viagens internacionais para um aprovador e locais para outro.

Esses extras são opcionais, mas juntos eles transformam um formulário simples em um sistema no qual toda a sua equipe pode confiar.

Perguntas Frequentes Sobre Formulários de Solicitação de Viagem

Formulários de solicitação de viagem são comuns para equipes de RH e proprietários de pequenas empresas. Aqui estão as respostas para algumas das perguntas mais frequentes sobre a criação de um formulário de solicitação de viagem, formulário de requisição de viagem ou formulário de autorização de viagem no WordPress.

O que é um formulário de solicitação de viagem?

Um formulário de solicitação de viagem é um formulário online que os funcionários preenchem para solicitar a aprovação de uma viagem de negócios. Ele coleta os detalhes da viagem, datas, destino, propósito e custo estimado para que um gerente ou equipe financeira possa revisar e aprovar a solicitação antes que algo seja reservado.

O que deve ser incluído em um formulário de solicitação de viagem?

No mínimo, inclua o nome e o departamento do funcionário, seu gerente ou aprovador, o motivo da viagem, as cidades de partida e destino, as datas da viagem, os arranjos necessários, como voos ou hotel, e o custo estimado. Adicionar um campo de upload de arquivo para documentos de suporte, como um convite para conferência ou recibos, é um extra útil.

Como crio um formulário de solicitação de viagem online no WordPress?

Instale o WPForms, abra o modelo de formulário de solicitação de viagem, personalize os campos para se adequar ao seu processo, configure suas notificações e incorpore o formulário em uma página. Tudo leva apenas alguns minutos porque o modelo faz a maior parte da configuração para você.

Qual é a diferença entre um formulário de solicitação de viagem e um formulário de autorização de viagem?

Muitas vezes são usados para significar a mesma coisa. Um formulário de solicitação de viagem é geralmente o pedido inicial do funcionário, enquanto um formulário de autorização de viagem é a versão aprovada que confirma que a viagem e seu orçamento têm luz verde. Na prática, um formulário com uma etapa de aprovação pode cobrir ambos.

Em seguida, Crie o Restante dos Formulários da Sua Equipe

Depois que seu formulário de solicitação de viagem estiver ativo, você pode usar o mesmo construtor de arrastar e soltar para outras solicitações internas, como um formulário de solicitação de folga para férias e dias de licença médica.

O WPForms Pro é a maneira mais fácil de obter formulários profissionais em seu site WordPress sem contratar um desenvolvedor. Juntamente com o modelo gratuito de solicitação de viagem, ele oferece os recursos que tornam os formulários internos genuinamente úteis:

• Formulários Conversacionais que fazem uma pergunta por vez para aumentar as conclusões
• Um campo de Upload de Arquivo para que as pessoas possam anexar documentos e recibos
• A ferramenta User Journey que mostra o que alguém fez em seu site antes de enviar
• A opção de criar um formulário de várias páginas para solicitações mais longas
• Conexões integradas aos serviços de marketing por e-mail mais populares
• Suporte prioritário de uma equipe amigável e experiente

Contratando em breve? Dê uma olhada em nosso guia sobre como criar um formulário de candidatura de emprego no WordPress para ampliar seu grupo de candidatos.

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