Como Criar um Formulário de Informações de Funcionários no WordPress

Você precisa de uma maneira fácil e organizada de coletar informações sobre seus funcionários?

Criar um formulário de informações de funcionários no WordPress oferece a flexibilidade de coletar as informações sobre as pessoas que você precisa, armazenar essas informações em um local conveniente e acessá-las sempre que precisar.

Neste artigo, mostrarei a maneira fácil de criar um formulário de informações de funcionários no WordPress usando o WPForms, solicitando tudo uma vez, em um formato consistente e armazenando-o em um local que você controla.

Crie Seu Formulário de Informações de Funcionários Agora! :)

O que é um Formulário de Informações de Funcionários?

Um formulário de informações de funcionários é o registro que você mantém de cada pessoa que trabalha para você. Ele documenta os detalhes pessoais e de contato, o contato de emergência e os fatos sobre a função, para que você tenha uma fonte confiável única para o dia em que precisar entrar em contato com o parente mais próximo de alguém ou confirmar uma data de início.

As pessoas que mais se beneficiam de um são geralmente aquelas que gerenciam uma equipe sem um sistema completo de RH por trás. Proprietários de pequenas empresas, gerentes de escritório e departamentos de RH de uma pessoa acabam fazendo esse trabalho em planilhas, caso contrário. Um formulário oferece a mesma estrutura que um HRIS imporia, sem a assinatura.

É útil ser claro sobre o propósito deste formulário. É o seu registro interno, separado da papelada legal que um novo contratado também deve preencher. A retenção de impostos e a verificação de elegibilidade têm seus próprios formulários governamentais com suas próprias regras, e eu cobri esses separadamente neste guia sobre os formulários que todo novo funcionário precisa preencher.

Um hábito que vale a pena construir desde o início é pedir às pessoas que revisem seus detalhes uma vez por ano. Endereços mudam, números de telefone mudam e contatos de emergência mudam mais do que tudo. Um formulário que você pode reenviar leva um minuto, enquanto procurar um registro desatualizado quando você realmente precisa dele leva muito mais tempo.

O que Incluir em um Formulário de Informações de Funcionários

A tentação com um formulário como este é pedir tudo o que você pode imaginar que já quis, mas cada campo extra é outra coisa que um funcionário precisa procurar e outro pedaço de dados pessoais que você agora é responsável por proteger.

Veja como eu agruparia os campos que genuinamente merecem seu lugar.

Detalhes pessoais e de contato:

• Nome completo legal, mais um nome preferido se for diferente
• Endereço de e-mail pessoal
• Número de telefone celular
• Endereço residencial
• Data de nascimento

Detalhes de emprego:

• Cargo
• Departamento
• Nome do supervisor ou gerente
• Data de início
• Telefone do escritório ou ramal

Contato de emergência:

• Nome completo do contato
• Relacionamento com o funcionário
• Número de telefone principal
• Número de telefone secundário ou e-mail

Apontamentos de folha de pagamento e benefícios:

• Tipo de emprego, como tempo integral, meio período ou contrato
• Salário ou taxa de pagamento, se seu processo o registrar aqui
• Se a inscrição para benefícios foi concluída

Documentos e credenciais:

• Uma foto para um crachá ou diretório de funcionários
• Licenças ou certificações profissionais relevantes para a função
• Qualquer documento de autorização de trabalho que seu processo exija que você anote

Salário e data de nascimento merecem uma segunda reflexão antes de incluí-los. Ambos são genuinamente úteis e ambos são sensíveis, portanto, colete-os apenas se o seu processo realmente os utilizar. Agora vamos construir a coisa.

Como Criar um Formulário de Informações de Funcionários no WordPress

Todo o processo leva cerca de quinze minutos com o plugin certo, principalmente porque você está começando a partir de um modelo em vez de um formulário em branco. Vou passar passo a passo.

Passo 1: Instale o Plugin WPForms Pro

O WPForms é o construtor de formulários de arrastar e soltar que uso para qualquer coisa que envolva dados de funcionários, em grande parte porque ele vem com um formulário de informações de funcionários já pronto.

Existem mais de 2.100 modelos de formulários do WordPress na biblioteca cobrindo operações comerciais, RH e integração, então você raramente começa do zero.

O que mais gosto no WPForms para trabalho de RH é que tudo fica dentro do WordPress. As submissões vão para o seu próprio banco de dados, os uploads de arquivos vão para o seu próprio servidor e você decide quem pode ver qualquer coisa.

Com um serviço de formulários hospedado, você está entregando endereços e números de telefone de funcionários a terceiros, e depois esperando que a política de retenção deles corresponda à sua.

Você precisará da licença Pro para seguir todas as etapas aqui, porque os controles de acesso na Etapa 6 vêm do addon Form Locker, e os recursos de assinatura, PDF e Google Sheets que cubro mais tarde também são Pro.

Para começar, compre a licença Pro. Em seguida, instale o WPForms em seu site. Se precisar de ajuda, siga estas instruções sobre como adicionar um plugin ao WordPress.

Atualize para o WPForms Pro Agora!

Etapa 2: Crie Seu Formulário de Informações de Funcionários

Uma vez que o plugin esteja ativo, vá para WPForms » Adicionar Novo e dê um nome ao seu formulário. Algo simples como “Informações do Funcionário” funciona, já que este nome é o que você estará procurando na sua lista de formulários daqui a dois anos.

Role para baixo até Selecionar um Modelo e digite “formulário de informações do funcionário” na barra de pesquisa. Vários modelos relacionados aparecem, incluindo variantes de dados biográficos e informações pessoais.

Escolha o modelo Formulário de Informações do Funcionário. A maior parte do trabalho já está feita quando o modelo carrega.

Ele vem com campos de nome, e-mail, telefone e endereço, data de nascimento, cargo, nome do supervisor, departamento, telefone do escritório, data de início e salário, além de um bloco separado de contato de emergência solicitando nome, número de telefone e relacionamento.

Você pode visualizar o modelo de formulário de informações do funcionário se quiser ver a versão ao vivo antes de se comprometer com ele.

A partir daqui, arraste qualquer campo que desejar do painel esquerdo para o formulário à direita, clique em um campo para editar seu rótulo e configurações, e arraste os campos para cima ou para baixo para reordená-los.

Um campo de foto é a adição que eu faria primeiro. Se você quiser que as pessoas forneçam uma imagem para o crachá ou para o diretório de funcionários, adicione um campo Upload de Arquivo ao formulário.

Os funcionários podem então procurar um arquivo ou arrastar um para a zona de soltura, e eles podem escolher uma foto que realmente gostem em vez de posar para o que quer que um fotógrafo tenha capturado em sua primeira manhã.

Ative a configuração Obrigatório para que ninguém possa enviar o formulário sem anexar uma foto.

Três outras personalizações que valem a pena conhecer antes de prosseguir:

• O campo Repetidor permite que um funcionário adicione vários dependentes ou contatos de emergência sem que você precise criar campos duplicados para cada um.
• Os campos de Quebra de Página dividem um formulário longo em páginas mais curtas com uma barra de progresso, o que ajuda notavelmente na conclusão de formulários desse tamanho.
• E a lógica condicional mostra ou oculta campos com base em respostas anteriores, para que um contratado nunca veja suas perguntas sobre benefícios. Eu detalho cada um deles mais adiante.

Quando o formulário tiver a aparência desejada, clique em Salvar.

Etapa 3: Configure as Configurações do Seu Formulário de Informações de Funcionários

Com os campos no lugar, abra Configurações » Geral para lidar com o básico do formulário.

Aqui você pode configurar o seguinte:

• Nome do Formulário — Altere o nome do seu formulário aqui, se desejar.
• Descrição do Formulário — Dê uma descrição ao seu formulário.
• Tags — Adicione tags para organizar seus formulários do WordPress.
• Texto do Botão Enviar — Personalize o texto do botão de envio.
• Texto de Processamento do Botão de Envio — Altere o texto que aparece enquanto seu formulário está sendo enviado.

Se você expandir a seção Avançado, também poderá:

• Adicionar Classes CSS — Use CSS personalizado para estilizar seu formulário ou botão de envio.
• Habilitar Preenchimento por URL — Preencha automaticamente alguns campos usando um URL personalizado.
• Ativar envio de formulário AJAX — Ative as configurações AJAX sem recarregar a página.
• Desativar o armazenamento de informações de entrada no WordPress — Você pode desativar o armazenamento de informações de entrada e detalhes do usuário, como endereços IP e agentes de usuário, em um esforço para cumprir os requisitos do GDPR. Confira nossas instruções passo a passo sobre como adicionar um campo de acordo com o GDPR ao seu formulário de contato simples.

Quando terminar, desça para as configurações de Proteção contra Spam e Segurança.

Aqui você pode:

• Ative a proteção moderna contra spam — Interrompa o spam do formulário de contato com a proteção integrada contra spam do WPForms.
• Habilitar proteção anti-spam do Akismet — Se você usa o plugin anti-spam Akismet, pode conectá-lo ao seu formulário.
• Habilitar filtro de país — Bloqueie envios de determinados países.
• Habilitar filtro de palavras-chave — Impede entradas que incluam palavras ou frases especificadas.

Você também pode configurar seu CAPTCHA preferido. Confira nosso guia completo de prevenção contra spam em formulários para mais detalhes. Clique em Salvar.

Etapa 4: Configure as Notificações do Formulário de Informações de Funcionários

Notificações são uma ótima maneira de enviar um e-mail sempre que alguém envia um formulário de informações do funcionário em seu site.

Na verdade, a menos que você desative este recurso, sempre que alguém enviar um formulário em seu site, você receberá uma notificação sobre isso.

Se você usar Smart Tags, também pode enviar uma notificação ao seu novo funcionário quando ele preencher seu formulário, informando que o recebemos e entraremos em contato em breve, se necessário. Isso garante que as pessoas saibam que sua entrada foi processada corretamente.

Para obter ajuda com esta etapa, consulte nossa documentação sobre como configurar notificações de formulário no WordPress.

Você pode enviar mais de uma notificação quando um novo formulário de informações do funcionário for enviado em seu site. Por exemplo, você pode enviar uma notificação para você, seu funcionário e seu departamento de RH ou outro administrador.

Para obter ajuda com isso, confira nosso tutorial passo a passo sobre como enviar várias notificações de formulário no WordPress.

Por último, se você quiser manter a consistência da marca em seus e-mails, pode conferir este guia sobre como adicionar um cabeçalho personalizado ao seu modelo de e-mail.

Etapa 5: Configure as Confirmações do Formulário de Informações de Funcionários

As confirmações de formulário são mensagens que são exibidas aos funcionários depois que eles enviam o formulário de informações de funcionários em seu site.

Elas informam às pessoas que suas informações foram coletadas e oferecem a você a chance de informá-las sobre quais são os próximos passos. O WPForms tem três tipos de confirmação:

• Mensagem. Este é o tipo de confirmação padrão no WPForms. Quando alguém envia um formulário de informações de funcionário, uma confirmação de mensagem simples aparecerá, informando que o formulário foi processado.
• Mostrar Página. Este tipo de confirmação redirecionará os visitantes do site para uma página específica em seu site, agradecendo pela entrada no formulário. Para obter ajuda com isso, confira nosso tutorial sobre redirecionar pessoas para uma página de agradecimento.
• Ir para URL (Redirecionar). Esta opção é usada quando você deseja enviar visitantes do site para um site diferente.

Vamos ver como configurar uma confirmação de formulário simples no WPForms para que você possa personalizar a mensagem que os visitantes do site verão ao preencher um formulário de informações de funcionário em seu site.

Para começar, clique na aba Confirmações em Configurações. Em seguida, selecione o tipo de confirmação que você gostaria de criar. Para este exemplo, selecionaremos Mensagem.

Em seguida, personalize a mensagem de confirmação de acordo com seu gosto e clique em Salvar. Se você quiser exibir confirmações diferentes para os visitantes do site com base em seu comportamento, certifique-se de ler sobre como criar confirmações de formulário condicionais.

Etapa 6: Restrinja Quem Pode Preencher Seu Formulário

O WPForms vem com um addon Form Locker que oferece aos proprietários de sites uma maneira de configurar permissões de formulário e controles de acesso. Para acessar essas configurações, vá para Configurações » Form Locker.

Aqui, você verá 4 configurações diferentes:

• Verificação de Formulário: Ative a proteção por senha para que apenas aqueles com a senha, como seus funcionários, possam preencher seu formulário.
• Agendamento de Formulário: Agende datas de início e término para o seu formulário de informações de funcionário.
• Restrições de Formulário: Permita que apenas aqueles que fizeram login em seu site enviem um formulário de informações de funcionário.
• Limites e Restrições de Entrada: Limite o número de envios de formulário que você aceitará.

Claro, você não necessariamente usará todas essas configurações. No entanto, se você estiver procurando impedir envios de formulários de spam, exigir que os funcionários tenham uma senha para preencher um formulário ou restringir os envios de formulários àqueles que fizeram login ajudam.

Etapa 7: Adicione Seu Formulário de Informações de Funcionários ao Seu Site

Depois de criar um formulário de informações de funcionário, você precisa adicioná-lo ao seu site WordPress.

O WPForms permite que você adicione seus formulários em vários locais do seu site, incluindo posts do blog, páginas e até mesmo widgets de barra lateral.

Vamos dar uma olhada na opção de incorporação mais comum em posts ou páginas. Primeiro, crie uma nova página ou abra uma existente no editor. Em seguida, adicione um novo bloco e selecione WPForms.

Quando o bloco WPForms aparecer, selecione seu formulário de informações de funcionário no menu suspenso.

Em seguida, Publique ou Atualize seu post ou página para que seu formulário apareça em seu site.

Antes de enviar o link para alguém, abra a página em uma janela de navegação anônima e envie um teste de entrada você mesmo. Y

ou deve ver sua mensagem de confirmação aparecer, encontrar os e-mails de notificação nas caixas de entrada que você configurou e ver a entrada listada em WPForms » Entradas.

Se você ativou a proteção por senha na Etapa 6, a janela anônima também confirmará que o bloqueio está realmente funcionando, em vez de apenas parecer estar.

Campos e Recursos Que Diferenciam um Formulário de Informações de Funcionários do WPForms

A maioria dos construtores de formulários fornecerá um formulário de informações de funcionários funcional. O que os diferencia é o que acontece quando seus requisitos deixam de ser simples, e é aqui que eu acho que o WPForms se destaca claramente das alternativas com as quais o comparei.

Campo Repetidor para Dependentes e Múltiplos Contatos de Emergência

Funcionários raramente têm exatamente uma coisa de cada, então alguém pode listar dois contatos de emergência, três dependentes para fins de benefícios, ou dois cargos anteriores em sua empresa.

A solução alternativa usual é criar grupos de campos “Contato de Emergência 2” e “Contato de Emergência 3” e torcer para que você tenha estimado um número alto o suficiente.

O campo Repetidor, disponível a partir do plano Básico, elimina as suposições, permitindo que você crie o bloco de contatos uma vez e o marque como repetível.

O funcionário então clica em um botão para adicionar quantas cópias precisar, e as entradas permanecem agrupadas para que você possa saber qual número de telefone pertence a qual contato.

Campo de Câmera para Fotos de Crachá de Identificação

Pedir o upload de uma foto funciona, mas coloca o ônus sobre o funcionário de encontrar uma imagem adequada, colocá-la no dispositivo certo e anexá-la.

O campo Câmera pula tudo isso, permitindo que eles tirem a foto dentro do formulário em seus telefones ou laptops. Ele executa uma contagem regressiva de três segundos, mostra uma prévia e permite que eles a tirem novamente até que estejam satisfeitos.

Você pode definir o tamanho máximo do arquivo, escolher se a imagem vai para sua Biblioteca de Mídia do WordPress ou para a pasta de uploads do WPForms, e aplicar restrições de acesso ao arquivo depois.

Assinaturas Digitais para Reconhecimento de Políticas

Muitos formulários de informações de funcionários servem também como o momento em que alguém confirma que leu o manual ou aceitou uma política de equipamentos.

Em vez de enviar um PDF por e-mail e ficar cobrando um escaneamento de volta, adicione um campo de assinatura digital e deixe que eles assinem com um mouse ou dedo diretamente no formulário.

A assinatura é armazenada com a entrada em uma licença Pro, para que o reconhecimento e o registro ao qual ele se refere permaneçam juntos.

Salvar e Continuar para Formulários Mais Longos

Um formulário completo de informações do funcionário com dependentes, credenciais e reconhecimentos não é um trabalho de dois minutos.

Se um funcionário tiver que parar e procurar um número de certificação, é melhor que ele retorne a um rascunho salvo do que comece tudo de novo.

Salvar e Retomar, um recurso Pro, fornece a eles um link que restaura tudo o que eles inseriram, e pode enviar esse link por e-mail para que eles não precisem manter a aba aberta.

Registros em PDF e Sincronização com o Google Sheets

O complemento PDF gera um documento estilizado a partir de cada entrada, o que lhe dá um registro limpo por funcionário para arquivar ou imprimir sem qualquer cópia e cola.

O complemento Google Sheets adota a outra abordagem e envia cada submissão para uma planilha como uma nova linha, para que sua planilha de RH se atualize sozinha.

Ambos são recursos Pro, e entre eles cobrem as duas coisas que as pessoas geralmente pedem após seu primeiro mês coletando entradas.

Como Manter as Informações dos Funcionários Seguras

Um formulário de informações do funcionário coleta dados mais sensíveis do que quase qualquer outra coisa que você construirá, já que endereços residenciais, datas de nascimento e, às vezes, valores salariais ficam em um só lugar. Para os dados em si, você tem alguns controles que vale a pena conhecer:

• Peça um reconhecimento de consentimento: Um campo de acordo GDPR registra que o funcionário entendeu o que você está coletando e por quê, o que é uma boa prática, independentemente de o GDPR se aplicar a você.
• Pare de armazenar o que você não precisa: A configuração Desabilitar armazenamento de informações de entrada no WordPress da Etapa 3 mantém as entradas fora do seu banco de dados inteiramente, então o e-mail de notificação se torna a única cópia.
• Restringir arquivos enviados: Fotos e digitalizações de certificação podem ser protegidos para que não sejam acessíveis a qualquer pessoa que adivinhe o URL.
• Excluir em agendamento: O complemento Entry Automation executa exportações e exclusões agendadas, que é a maneira prática de seguir uma política de retenção em vez de deixar as entradas se acumularem por anos. Este é um recurso Elite.

Não sou advogado e nada disso é aconselhamento jurídico. Por quanto tempo você é obrigado a manter registros de emprego e o que você tem permissão para solicitar em primeiro lugar varia de acordo com o país e, muitas vezes, com o estado, portanto, verifique suas próprias obrigações antes de finalizar a lista de campos.

Perguntas Frequentes sobre a Criação de um Formulário de Informações de Funcionários no WordPress

Um formulário de informações de funcionários no WordPress levanta algumas perguntas recorrentes sobre armazenamento, acesso e licenciamento. Aqui estão as que recebo com mais frequência.

Que informações um formulário de informações de funcionários deve incluir?

No mínimo, colete o nome legal completo do funcionário, e-mail pessoal, número de celular, endereço residencial, cargo, departamento, supervisor, data de início e um contato de emergência com relacionamento e número de telefone.

Data de nascimento, salário, tipo de emprego e credenciais são adições comuns. Colete um campo apenas se o seu processo realmente o utilizar, pois cada um adiciona dados que você passa a ser responsável por proteger.

Onde as informações dos funcionários são armazenadas depois que alguém envia o formulário?

As entradas são salvas em seu próprio banco de dados do WordPress e exibidas em WPForms » Entradas, e os arquivos enviados são armazenados em seu próprio servidor.

Nada vai para um serviço de terceiros, que é o principal motivo pelo qual prefiro construir este formulário no WordPress em vez de usar uma ferramenta de formulário hospedada. Você também pode desativar completamente o armazenamento de entradas se preferir que o e-mail de notificação seja a única cópia.

Os funcionários podem atualizar suas próprias informações mais tarde?

Sim, e a abordagem mais simples é reutilizar o mesmo formulário. O Agendamento de Formulários permite abri-lo por um período definido a cada ano para uma atualização anual de detalhes, e um novo envio fornece um registro datado do que mudou em vez de sobrescrever o original.

Se você preferir que os funcionários mantenham um único perfil contínuo, o complemento de Registro de Usuário pode criar contas do WordPress para eles no momento do envio.

É seguro coletar dados de funcionários por meio de um formulário WordPress?

É tão seguro quanto o site em que roda. Use um host com SSL, mantenha o WordPress e seus plugins atualizados, restrinja o formulário a usuários logados ou a uma senha e audite quem tem acesso de administrador ao seu site.

A vantagem em relação a um serviço de formulário hospedado é que você controla toda a cadeia em vez de confiar nas políticas de retenção e acesso de outra pessoa.

Posso criar um formulário de informações de funcionários com o WPForms Lite?

Não de forma útil, não. O Lite não armazena entradas em seu painel e não inclui os campos avançados dos quais este formulário depende, como Endereço, Data e Upload de Arquivo.

Básico é o ponto de partida realista para um formulário de informações de funcionários funcional, e o Pro adiciona os controles de acesso, assinaturas e saída em PDF e Google Sheets abordados acima.

Em seguida, Crie o Restante da Sua Documentação de Integração

Assim que seu formulário de informações de funcionários estiver coletando dados de forma limpa, o próximo trabalho natural é a papelada que o cerca, e eu dividi todos os 10 formulários que um novo contratado precisa preencher, cobrindo retenção de impostos, verificação de elegibilidade, reconhecimento do manual e assinatura de equipamentos.

Se você está contratando em vez de integrar, o mesmo construtor cuida da parte inicial do processo. Veja como criar um formulário de candidatura de emprego no WordPress, e você pode navegar pelo conjunto mais amplo de formulários de RH para WordPress se preferir começar com um modelo do que com uma página em branco.

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