9 práticas recomendadas de CRM + dicas práticas para 2025

Você está seguindo as práticas recomendadas de CRM para proporcionar a melhor experiência possível ao cliente?

Caso contrário, você pode estar ficando para trás em relação ao verdadeiro potencial de conversão do seu produto ou serviço.

Pesquisas de CRM sugerem que até 52% dos clientes preferem comprar de marcas que oferecem um padrão mais elevado de experiência do cliente, mesmo que isso signifique gastar mais!

Neste post, discutiremos as práticas recomendadas de CRM que podem prepará-lo para o sucesso do cliente.

Qual é o objetivo final do CRM?

O objetivo final do CRM é criar e manter uma excelente experiência do cliente. Boas estratégias de CRM permitem que as marcas criem uma abordagem de negócios centrada no cliente, com foco no aprimoramento de relacionamentos sólidos entre os clientes e a empresa.

Nos dias de hoje, ferramentas de CRM como a HubSpot e a Salesforce oferecem excelentes recursos para gerenciamento avançado de contatos e fluxos de trabalho aprimorados. Esses recursos estão ajudando muitas pequenas empresas a aumentar a produtividade das vendas e a eficiência geral dos negócios.

Práticas recomendadas de CRM + dicas práticas para profissionais

Aqui estão as práticas recomendadas de CRM que você pode seguir imediatamente para otimizar as interações com os clientes:

Vamos começar.

1. Adequar o software de CRM às necessidades de sua empresa

O setor de CRM está crescendo a cada ano e há mais plataformas e ferramentas de CRM disponíveis hoje do que nunca.

Embora a maioria das ferramentas de CRM se sobreponha em termos de recursos e capacidades, algumas vão além para oferecer recursos avançados.

Embora possa ser tentador obter a plataforma de CRM mais rica em recursos para sua empresa, mais recursos nem sempre equivalem à melhor opção para suas necessidades. A chave é garantir que o software de CRM certo se alinhe bem com seus processos e metas comerciais específicos.

Por exemplo, o Salesforce é o aplicativo de CRM mais usado e é conhecido por sua flexibilidade e grande variedade de opções de personalização. Mas os recursos avançados também significam que pode ser um pouco intimidador para empresas menores gerenciar seu CRM usando o Salesforce.

Por outro lado, a HubSpot não tem alguns recursos avançados do Salesforce, mas tem a vantagem de ser mais simples e fácil de apresentar a equipes que talvez não sejam usuários avançados de software de CRM.

2. Automatizar tarefas repetitivas

Uma das melhores vantagens do software de CRM é que ele pode aliviar sua carga ao ajudar com tarefas administrativas repetitivas, como entrada de dados e criação de contatos. A automação do fluxo de trabalho é fundamental para tornar essas tarefas mais eficientes.

Você pode até mesmo integrar ferramentas de CRM, como HubSpot e Salesforce, a outras ferramentas do seu site principal, como formulários de contato.

Por exemplo, o WPForms tem um complemento especial da HubSpot que permite conectar seus formulários do WordPress ao seu banco de dados de contatos da HubSpot. Dessa forma, as novas entradas de seus formulários são enviadas automaticamente para o HubSpot CRM.

Automações como essas não só ajudam a acelerar os processos e lhe dão mais tempo para trabalhar em tarefas mais importantes, mas também eliminam erros humanos. O resultado final é um aumento na lucratividade geral de sua empresa.

Consulte este artigo sobre como enviar um contato do formulário do WordPress para o HubSpot. Ou, se você for um usuário do Salesforce, pode verificar como criar a integração do Salesforce.

Se você explorar sua ferramenta de CRM, provavelmente encontrará muitas outras maneiras de automatizar fluxos de trabalho para um gerenciamento de clientes mais eficiente. Use esses recursos a seu favor!

3. Estabelecer diretrizes claras

A eficácia do CRM só é plenamente visível quando toda a sua equipe o utiliza para os mesmos processos. Uma fonte comum de ineficiências é a falta de padronização nas tarefas relacionadas ao cliente e no gerenciamento de dados.

Muitas vezes, as organizações têm o hábito de usar várias ferramentas em paralelo ao CRM, mesmo quando seus principais sistemas de CRM estão devidamente equipados para atender a todas as suas necessidades.

Isso significa que os dados dos clientes ficam mais fragmentados em diferentes ferramentas, e seu CRM nunca é utilizado em todo o seu potencial.

Para evitar isso, é importante estabelecer diretrizes claras sobre como os dados do CRM devem ser gerenciados. Por exemplo, você pode considerar a aplicação de uma política para sua equipe de vendas que exija que cada novo lead passe pelo CRM.

Com todos os dados dos clientes consolidados no CRM, é provável que a eficiência e a produtividade da sua equipe sejam muito maiores. Além disso, você poderá tomar decisões baseadas em dados para qualquer alteração em sua estratégia de CRM.

4. Medir, analisar e otimizar

Não existe um conjunto único de regras para criar a experiência perfeita para o cliente. Para cada empresa, é preciso muita experimentação para construir uma experiência satisfatória para o cliente.

As ferramentas de CRM são muito úteis porque são ótimas para eliminar as suposições de sua estratégia de gerenciamento de clientes. Com métricas em tempo real para medir suas estratégias, você pode otimizar seus processos com base em informações acionáveis, em vez de intuição.

Boas plataformas de CRM, como a HubSpot e a Salesforce, fornecem relatórios detalhados e percepções sobre cada um de seus canais de marketing.

E se você tiver um site WordPress, poderá complementar sua análise de CRM com métricas no site, como tráfego, páginas de melhor desempenho e muito mais. O MonsterInsights é um dos plug-ins de análise do WordPress mais bem avaliados. Com ele, você pode tomar decisões baseadas em dados para construir uma jornada satisfatória para o cliente em seu site.

Mas lembre-se de que a qualidade dos insights depende dos dados que você está inserindo no seu CRM. Se os dados de seus clientes estiverem fragmentados em diferentes ferramentas, isso poderá afetar sua capacidade de tomar decisões acertadas.

5. Adaptar-se proativamente às mudanças

A tecnologia de CRM adquiriu um ritmo extraordinário de desenvolvimento desde o surgimento do SaaS e do software baseado em nuvem. É importante que as marcas se mantenham proativas e abertas à adoção de novos recursos de CRM à medida que eles se tornam disponíveis.

De acordo com a pesquisa, espera-se que 79% das organizações estejam usando soluções orientadas por IA até 2023. Outra tendência emergente forte é o crescimento dos dispositivos de IoT (Internet das Coisas), que estão a caminho de ultrapassar a marca de 41 bilhões até 2027.

Essas novas tecnologias proporcionarão novas oportunidades para construir experiências ainda melhores para os clientes. Já estamos testemunhando o importante papel que os chatbots com IA estão desempenhando na assistência às equipes de suporte ao cliente, mas eles estão longe de ser perfeitos.

À medida que a IA se torna mais inteligente, podemos esperar que sua contribuição se torne muito mais significativa para manter altos níveis de satisfação do cliente.

Da mesma forma, os dispositivos habilitados para voz apresentam uma arena totalmente nova de oportunidades para as marcas aproveitarem. As marcas que estão prontas para adotar a voz em seus processos de CRM provavelmente levarão a experiência do cliente a um novo patamar, com tempos de resposta mais rápidos e melhor envolvimento.

Por isso é tão importante manter-se proativo e encontrar maneiras de aproveitar as novas tecnologias para otimizar o CRM.

6. Utilize mais recursos de CRM para melhorar a experiência do cliente

O software de CRM geralmente inclui vários recursos projetados para ajudá-lo a proporcionar uma melhor experiência ao cliente. No entanto, algumas marcas tendem a subutilizar seu CRM, concentrando-se apenas em alguns recursos principais.

É uma boa prática explorar todos os recursos que seu CRM tem a oferecer. Você pode se surpreender ao descobrir a utilidade de alguns dos recursos.

Por exemplo, CRMs como a HubSpot têm suporte por bate-papo ao vivo totalmente integrado. E o bate-papo ao vivo está se tornando rapidamente um componente inegociável de uma boa experiência de suporte ao cliente.

Além disso, recursos como o histórico do cliente, que fornecem detalhes de tíquetes de suporte, pedidos e outras interações anteriores, são uma ótima maneira de proporcionar uma experiência perfeita aos seus clientes. De fato, em uma pesquisa, 68% dos clientes acreditam que é importante que os representantes de vendas conheçam o histórico de atendimento de um cliente.

Pode ser útil perguntar a si mesmo se você está realizando alguma tarefa usando outras ferramentas e que poderia ser melhor executada usando as funcionalidades integradas do seu CRM.

7. Aproveite ao máximo as oportunidades de colaboração

As ferramentas de CRM sempre desempenharam um papel fundamental no aprimoramento da colaboração entre as equipes de suporte.

Com as soluções de CRM baseadas em nuvem se tornando mais predominantes, agora é mais fácil do que nunca para as equipes colaborarem, tendo acesso às mesmas informações em um único banco de dados consolidado.

Por exemplo, se você precisar transferir um cliente para outro agente durante uma chamada, pode ser muito frustrante ter que repetir as mesmas informações para ele.

Mas os aplicativos de CRM promovem uma colaboração perfeita, pois dão a todos da sua equipe acesso às informações mais atualizadas. Isso ajuda muito a equipe a acelerar a resolução de reclamações, garantindo um nível mais alto de satisfação do cliente.

8. Aproveite a escuta social

A mídia social é um componente vital do gerenciamento do relacionamento com o cliente. No entanto, também é difícil monitorá-la porque ela existe independentemente do seu site principal.

Se você não estiver ouvindo, pode estar perdendo conversas e opiniões públicas sobre sua marca nas mídias sociais. E isso também significa perder oportunidades de interagir com seus clientes rapidamente nas mídias sociais e abordar suas preocupações.

As principais plataformas de CRM, como HubSpot e Salesforce, também oferecem ferramentas de escuta de mídia social. Elas incluem recursos valiosos, como o envio de alertas quando sua marca é mencionada nas mídias sociais.

Você também pode usar essas ferramentas para descobrir os pontos problemáticos e as necessidades dos clientes atuais e potenciais em um contexto mais orgânico e informal, característico da mídia social.

9. Fornecer treinamento para o uso eficaz do CRM

Muitas marcas têm tido dificuldades com a adoção do CRM. As pesquisas mostram que a resistência à mudança é um dos principais fatores que impedem os funcionários de fazer a transição para soluções modernas de CRM.

Um treinamento adequado e bem estruturado para a sua equipe é a única maneira de garantir a adoção bem-sucedida e o uso das tecnologias de CRM em toda a empresa.

O ideal é que o programa de treinamento explique como a implementação do CRM vai melhorar a capacidade da sua equipe de fazer mais e, ao mesmo tempo, facilitar o trabalho dela.

Além disso, deve incluir demonstrações, documentação e guias aos quais os funcionários possam recorrer a qualquer momento para aprender sobre a ferramenta de CRM e seus recursos.

E é isso! Esperamos que essas práticas recomendadas de CRM o ajudem a tirar o máximo proveito da sua ferramenta de CRM e a criar a melhor experiência para o cliente.

Mais perguntas sobre as práticas recomendadas de CRM

Aqui estão algumas perguntas frequentes sobre as práticas recomendadas de CRM para empresas:

Como posso escolher o software de CRM certo para minha empresa?

Para escolher o software de CRM certo, é preciso prestar atenção às necessidades de sua empresa, ao orçamento e aos recursos específicos necessários para otimizar seus processos de negócios. A HubSpot é um dos CRMs mais versáteis e fáceis de usar que funciona perfeitamente para as pequenas empresas que podem pagar por ele.

Como o software de CRM pode melhorar meu processo de vendas?

O software de CRM pode aprimorar seu processo de vendas, fornecendo insights detalhados sobre as interações com os clientes, acompanhando os estágios do pipeline de vendas, automatizando tarefas repetitivas e permitindo uma melhor comunicação e colaboração com sua equipe de vendas.

As ferramentas de CRM podem ser integradas a outros softwares comerciais?

Com certeza! Os CRMs têm tudo a ver com a automatização do trabalho e as integrações desempenham um papel importante nisso. Por exemplo, o WPForms pode ser facilmente conectado ao seu HubSpot CRM, de modo que todos os envios de formulários que ocorrem no seu site WordPress são automaticamente enviados ao seu CRM sem a necessidade de qualquer supervisão manual.

Como as pequenas empresas podem se beneficiar do uso de um sistema de CRM?

As pequenas empresas podem se beneficiar do uso de um sistema de CRM eliminando as ineficiências dos processos de gerenciamento de clientes, melhorando a satisfação e a retenção de clientes, aprimorando a colaboração da equipe e obtendo insights valiosos sobre o comportamento e as preferências dos clientes. Saiba mais sobre como a Huna, uma pequena empresa usuária do WPForms, usa o plug-in para se integrar ao CRM e gerenciar leads com mais eficiência.

Em seguida, uma página de destino atraente para o webinar da HubSpot

Se estiver planejando hospedar um webinar, talvez queira criar uma automação para enviar a lista de participantes do formulário do WordPress para o HubSpot CRM. Consulte nosso guia sobre como criar uma página de destino de webinar da HubSpot para obter detalhes.

E, enquanto isso, certifique-se de usar uma técnica de prevenção de spam fácil de usar em seus formulários. Confira nosso artigo sobre alternativas ao reCAPTCHA para encontrar maneiras fáceis e eficazes de bloquear o spam de formulários de contato.

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