Então, você é proprietário de uma pequena empresa ou gerente de site e costuma coletar assinaturas de clientes, consumidores e usuários do site.
Mas, quando se deve utilizar uma assinatura eletrônica e quando é mais adequada uma assinatura manuscrita? As assinaturas digitais são juridicamente vinculantes? Você pode usar essas assinaturas eletrônicas no seu site? Não se preocupe, nós temos as respostas!
Vamos explorar os dois tipos de assinaturas e descobrir o que os diferencia.
Assinatura eletrônica vs. escrita à mão: Qual é a diferença?
O que é uma assinatura manuscrita?
Uma assinatura manuscrita é o nome ou a marca de uma pessoa, escrita em sua caligrafia, tradicionalmente usada há séculos para autenticar acordos, contratos e outros documentos. O ato físico de assinar com uma caneta ou outro instrumento de escrita preserva a assinatura de forma permanente.
O uso de assinaturas manuscritas remonta aos tempos antigos. Elas têm sido usadas em tudo, desde decretos reais até cartas pessoais. Com o tempo, elas se tornaram um método universalmente reconhecido de verificação de identidade e intenção.
Em muitas localidades, as assinaturas manuscritas são legalmente obrigatórias. Elas geralmente são exigidas em documentos oficiais, como testamentos, contratos e escrituras. Sua aceitação é generalizada e elas têm um forte status legal.
Prós
Aqui estão alguns motivos pelos quais uma assinatura manuscrita pode ser a opção que você deseja:
- Toque pessoal: Uma assinatura manuscrita dá um toque pessoal aos documentos, fazendo com que eles pareçam mais autênticos e genuínos.
- Universalmente reconhecidas: Quase todo mundo reconhece e aceita assinaturas manuscritas, portanto, elas são sempre uma opção confiável.
Contras
Por outro lado, 😉 há alguns pontos a serem abordados sobre o uso de assinaturas manuscritas:
- Fácil de falsificar: infelizmente, as assinaturas manuscritas podem ser facilmente falsificadas, o que pode levar a possíveis fraudes.
- Exige presença física: A assinatura manual de documentos geralmente exige que o signatário esteja fisicamente presente, o que pode ser inconveniente para ambas as partes.
- Desafios de armazenamento e recuperação: O gerenciamento de documentos em papel pode ser incômodo, pois exige espaço físico de armazenamento e torna a recuperação demorada.
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Assinaturas eletrônicas: Uma visão geral
Uma assinatura eletrônica, ou e-signature, é uma versão digital de uma assinatura manuscrita. Ela pode ser criada usando vários métodos, como digitar seu nome, desenhar sua assinatura em uma tela sensível ao toque ou usar um software especial de assinatura digital.
As assinaturas eletrônicas usam várias tecnologias para autenticar o signatário e garantir a integridade do documento. Isso pode incluir criptografia, certificados digitais e plataformas de software seguras.
Quanto à sua legalidade, as assinaturas eletrônicas são legalmente reconhecidas em muitos países, inclusive nos Estados Unidos(sob o E-Sign Act) e na União Europeia(sob o eIDAS). Elas têm o mesmo status legal que as assinaturas manuscritas, desde que determinadas condições sejam atendidas.
Leia mais: Como fazer um contrato digital no WordPress [com assinatura]
Prós
Aqui estão alguns pontos a favor da utilização de assinaturas eletrônicas:
- Conveniência: Com as assinaturas eletrônicas, os usuários podem assinar documentos a qualquer hora e em qualquer lugar, sem a necessidade de presença física.
- Segurança aprimorada: As assinaturas eletrônicas avançadas oferecem muitos recursos de segurança e reduzem o risco de falsificação.
- Fácil de armazenar e recuperar: Os documentos digitais podem ser facilmente armazenados, organizados e recuperados, economizando tempo e espaço.
- Custo-benefício: As assinaturas digitais reduzem a necessidade de papel, impressão e custos de postagem.
Contras
Como sempre acontece, também pode haver uma desvantagem na utilização de assinaturas digitais. Veja por quê:
- Requer tecnologia: Tanto o signatário quanto o destinatário precisam ter acesso à tecnologia necessária.
- Possíveis riscos de segurança cibernética: Embora seguras, as assinaturas eletrônicas podem ser vulneráveis a hackers e outras ameaças à segurança cibernética.
- Pode não ser aceito em todos os lugares: Algumas organizações e jurisdições ainda podem exigir assinaturas manuscritas para determinados documentos.
Casos de uso e exemplos
Para explorar melhor a comparação entre assinatura manuscrita e digital, vamos considerar alguns casos de uso e exemplos de cada tipo.
Casos de uso de assinaturas manuscritas
Esses são alguns dos casos em que uma assinatura manuscrita seria ideal:
- Documentos legais: Testamentos, escrituras e determinados contratos geralmente exigem assinaturas manuscritas para sua autenticidade.
- Personalização pessoal: As assinaturas manuscritas são perfeitas para cartas pessoais, cartões de felicitações e outras formas de comunicação pessoal.
- Setores tradicionais: Alguns setores, como o imobiliário e o de serviços jurídicos, ainda dependem muito de assinaturas manuscritas para finalizar determinadas transações.
Casos de uso de assinatura eletrônica
Aqui estão algumas áreas em que você pode esperar encontrar assinaturas eletrônicas utilizadas:
- Transações comerciais: Contratos, faturas e acordos podem ser rapidamente assinados e devolvidos usando assinaturas eletrônicas.
- Trabalho remoto: Com o aumento do trabalho remoto, as assinaturas eletrônicas permitem que os funcionários assinem documentos sem estarem fisicamente presentes.
- Documentação médica: Os formulários de consentimento do paciente e outros documentos médicos podem ser assinados eletronicamente, simplificando o processo administrativo.
- Comércio eletrônico: As assinaturas eletrônicas facilitam as transações on-line, desde a assinatura de termos de contratos de serviço até a autorização de pagamentos.
Exemplos específicos do setor
Esses setores são alguns dos muitos em que as assinaturas eletrônicas podem ser utilizadas, mas também é possível que mais tarde sejam necessárias assinaturas manuscritas.
- Imóveis: As assinaturas eletrônicas aceleram o processo de assinatura de contratos de compra e venda e de locação, facilitando o fechamento de negócios para agentes e clientes. Entretanto, algumas pessoas preferem ter uma assinatura manuscrita em documentos mais permanentes.
- Legal: Os escritórios de advocacia usam assinaturas eletrônicas para lidar com contratos de clientes, processos judiciais e outros documentos legais de forma eficiente. Isso ajuda os profissionais a oferecer seus serviços, embora outros documentos oficiais possam exigir uma assinatura com tinta úmida.
- Assistência médica: Hospitais e clínicas usam assinaturas eletrônicas para formulários de admissão de pacientes, formulários de consentimento e registros médicos. Dito isso, os pacientes e a equipe podem precisar fornecer uma assinatura manuscrita em casos específicos.
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Escolhendo a opção certa para sua empresa
Ao decidir entre assinaturas manuscritas e eletrônicas, considere a natureza da sua empresa, a sua base de clientes e os requisitos legais específicos que precisa atender. Pergunte a si mesmo:
- Preciso assinar documentos com frequência?
- Meus clientes se sentem confortáveis com as assinaturas eletrônicas?
- Quais são os requisitos legais para o meu setor?
Em alguns casos, uma abordagem híbrida pode ser a melhor solução. Você pode usar assinaturas eletrônicas para a maioria dos seus documentos e guardar as assinaturas manuscritas para situações em que elas são especificamente exigidas ou preferidas.
Várias ferramentas podem ajudá-lo a implementar assinaturas eletrônicas em sua empresa - como o WPForms, é claro. Com nosso addon Signatures e modelos de formulários prontos, facilitamos a coleta de assinaturas eletrônicas em seu site WordPress.
Então, onde você utilizará as assinaturas? Deixe sua opinião nos comentários!
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Agora que você sabe onde uma assinatura eletrônica pode ser usada e por quê, é hora de aprender como fazê-la. Dê uma olhada no nosso tutorial passo a passo para saber como adicionar uma opção de assinatura eletrônica aos seus formulários on-line.
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