Complemento PDF

¿Le gustaría generar PDF con formato profesional a partir de las entradas de sus formularios? El complemento WPForms PDF le permite crear una copia en PDF del correo electrónico de notificación de su formulario o crear documentos totalmente personalizados como facturas, certificados o contratos con el estilo de su propia marca.

Este tutorial le mostrará cómo configurar y personalizar PDFs para sus formularios.

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Una vez que el plugin WPForms esté instalado y su licencia haya sido verificada, podrá instalar y activar rápidamente el complemento PDF.

Crear un nuevo PDF

Para empezar, crea un nuevo formulario o edita uno existente para acceder al generador de formularios. Una vez que esté en el constructor de formularios, siga adelante y añada los campos que le gustaría incluir en el formulario. Puede utilizar WPForms AI para acelerar rápidamente el proceso de creación del formulario.

Después de añadir los campos a su formulario, vaya a Configuración "PDF y haga clic en el botón Añadir nuevo PDF para crear un nuevo PDF.

En la ventana superpuesta que aparece, asigne un nombre a su PDF y haga clic en Aceptar para continuar.

Ahora verá el diseño del editor PDF con una vista previa en vivo a la izquierda y todas las opciones de configuración y personalización a la derecha.

A partir de aquí, puede empezar por configurar los detalles básicos de su PDF:

• Nombre del archivo: Por defecto, el nombre del archivo utiliza el nombre del formulario y un .pdf extensión. Puede cambiarla manualmente o insertar etiquetas inteligentes haciendo clic en el icono de etiqueta inteligente.
• Notificaciones: Elija a qué notificaciones por correo electrónico se adjuntará este PDF.
• Lógica condicional: Active esta opción si desea que el PDF se genere sólo cuando se cumplan determinadas condiciones. Consulte nuestra guía sobre lógica condicional para obtener más detalles al respecto.

Una vez que hayas configurado lo básico, puedes pasar a elegir y personalizar una plantilla.

Elegir una plantilla

A continuación, tendrá que elegir el diseño y el estilo de su PDF. El complemento PDF incluye una variedad de plantillas listas para usar, organizadas en cuatro categorías:

• Notificaciones - Coincide con los estilos disponibles para las notificaciones por correo electrónico (Clásico, Compacto, Moderno, Elegante, Técnico).
• Documentos: diseños flexibles para contratos, solicitudes, portadas, tablas, etc. (Básico, Legal, Solicitud, Portada, Tabla, Barra lateral).
• Financiero - Diseñado especialmente para facturas y documentos similares (Classic, Modern, Sidebar).
• Certificados - Diseños prediseñados de premios y certificados (Clásico, Moderno, Elegante).

En la sección Plantilla, seleccione primero una Categoría en el desplegable. A continuación, utilice el desplegable Estilo para elegir un diseño dentro de esa categoría.

Si desea examinar todas las opciones con una vista previa en directo, haga clic en el enlace Ver todas las plantillas. Se abrirá un modal en el que podrá desplazarse por cada plantilla y seleccionar la que desee utilizar.

Una vez que haya seleccionado una plantilla, aparecerá en la vista previa en vivo del PDF en la parte izquierda de la pantalla. La categoría y el estilo que elija aquí también determinarán los campos que podrá personalizar en el siguiente paso.

Personalización de campos de plantilla

Tras seleccionar una plantilla y un estilo, puede empezar a adaptar el contenido a sus necesidades. Las opciones disponibles dependerán de la plantilla elegida, pero el proceso de edición es el mismo para todas.

Por ejemplo, un estilo Documento legal puede incluir campos para información empresarial, firma y fecha, mientras que un estilo Factura moderna tendrá campos para detalles de la factura, información de facturación y condiciones de pago.

Edición del texto de los campos

Haga clic en cualquier campo para sustituir el texto del marcador de posición por su propio texto. En cuanto hagas un cambio, aparecerá en la vista previa en vivo para que puedas ver exactamente cómo quedará en tu PDF.

Uso de etiquetas inteligentes

Todos los campos del complemento PDF admiten etiquetas inteligentes. Permiten extraer datos dinámicos de las entradas del formulario, como el nombre del usuario, la dirección de correo electrónico o cualquier otro valor de campo.

Para insertar una etiqueta inteligente, haz clic en el icono de etiqueta inteligente situado junto al campo y, a continuación, elige la etiqueta que deseas añadir en el menú desplegable.

Cambiar el color del texto

Puede cambiar el color del texto de cualquier campo. Haga clic en el cuadro de color situado junto a un campo para abrir el selector de color. Puede elegir entre los colores de su tema o seleccionar un color personalizado para que coincida con su marca.

Formato de áreas de contenido más grandes

Para secciones de texto más grandes, como el cuerpo principal de un documento o certificado, puedes utilizar el editor de texto integrado:

• Aplique títulos y estilos de texto como negrita o cursiva
• Insertar enlaces y añadir viñetas o listas numeradas
• Añadir etiquetas inteligentes en cualquier parte del contenido
• Añade y edita tu contenido utilizando HTML

Para obtener más información, consulte nuestro tutorial sobre el uso del campo de contenido.

Conmutación de elementos opcionales

Algunas plantillas incluyen elementos opcionales como una insignia, un bloque de firma o un campo de fecha. Puede activarlos o desactivarlos fácilmente en función de sus necesidades.

Estilizar la apariencia

La sección Apariencia le permite personalizar el estilo general y la marca de su PDF. Desde colores y fuentes hasta logotipos y bordes, esta sección le ofrece un control total sobre el aspecto del documento.

Seleccionar un tema

Abra el menú desplegable Tema para elegir entre más de 40 temas ya creados. Cada tema muestra una vista previa de sus colores principales para que puedas encontrar rápidamente uno que se adapte a tu diseño.

Si desea realizar cambios, haga clic en Editar colores del tema para ajustar la paleta del tema. Cuando edite un tema, los cambios se aplicarán instantáneamente en cualquier lugar donde se utilicen esos colores en el PDF, como encabezados, bordes y texto.

Tan pronto como realice cualquier cambio en un tema o en otros ajustes de la sección Apariencia, WPForms creará automáticamente una copia del tema en lugar de sobrescribir el original. Esto le permite mantener intacto el tema predeterminado mientras trabaja con su versión personalizada.

Una vez creado un tema personalizado, verás las opciones Renombrar y Eliminar debajo del campo Tema para que puedas organizar o eliminar fácilmente los temas guardados.

Añadir y colocar un logotipo

Haga clic en el botón Cargar imagen para elegir una imagen de su biblioteca multimedia.

Utilice el desplegable Tamaño para elegir Pequeño, Mediano, Grande o Completo, y el desplegable Posición para colocar el logotipo a la izquierda, al centro o a la derecha de su PDF.

Fondo de página

Puede personalizar el fondo de toda la página PDF utilizando los siguientes campos:

• Color: Haga clic en la casilla de color para elegir un color de fondo sólido.
• Imagen: Utilice el menú desplegable para seleccionar entre los fondos decorativos incorporados, como cintas, triángulos, ondas, alas, cuatro esquinas, dos esquinas, clásico, vintage, semitono, capas, papel, confeti y varios estilos de degradado.
  • La mayoría de los fondos se adaptan a los colores de tu tema, mientras que algunos (como Vintage y Confetti) utilizan colores fijos.

Si ha editado los colores del tema, esos cambios también se aplicarán a los patrones de fondo que admitan la adaptación de colores del tema, para que el diseño sea coherente en todo el PDF.

Fondo y borde del contenedor

El fondo del contenedor es el área directamente detrás de su contenido. Esto ayuda a mantener el texto legible cuando se utilizan fondos de página oscuros o con dibujos.

• Color: Haga clic en la casilla de color para elegir un color de fondo para el contenedor.
• Esquinas redondeadas: Utiliza el desplegable para ajustar el radio de las esquinas y conseguir un aspecto más suave o más afilado.

También puede añadir un borde alrededor del contenedor para enmarcar el contenido. Seleccione un estilo de borde como Sólido, Rayado o Punteado, luego elija el ancho del borde en el menú desplegable Tamaño. Por último, elija el color del borde en el cuadro Color . Todos los cambios aparecerán al instante en la vista previa en vivo para que pueda ajustar el aspecto.

Ajustar la configuración avanzada

La configuración avanzada le permite controlar el tamaño del papel, la orientación de la página y las restricciones de acceso a su PDF.

Tamaño y orientación del papel

Utilice el menú desplegable Tamaño del papel para seleccionar entre los tamaños globales más comunes, como A4, Carta o Legal.
También puede elegir entre la orientación Vertical u Horizontal en función del diseño que necesite.

Activar restricciones de acceso

Si desea controlar quién puede ver el PDF, active la opción Activar restricciones de acceso en la sección Avanzado. Puede limitar el acceso a los usuarios que hayan iniciado sesión, a funciones de usuario específicas o a usuarios individuales, y también puede establecer una contraseña para mayor seguridad.

Para más detalles sobre cómo funcionan estos ajustes, consulta nuestra guía sobre Restricción del acceso a los archivos cargados.

Visualización de los PDF generados

Una vez configurado el PDF y enviado el formulario, puede ver y descargar el documento generado directamente desde la entrada del formulario.

Para ver un PDF generado para un envío específico, abra la página WPForms " Entradas desde su panel de control de WordPress y seleccione el formulario que ha configurado con el complemento PDF.

A continuación, haga clic en Ver junto a la entrada que desee ver.

En la página de cada candidatura, encontrará un enlace para descargar el PDF creado para esa candidatura en la sección PDF.

Dentro del generador de formularios, la vista previa del PDF sólo muestra la primera página del documento. Para ver el PDF completo, envíe una entrada de prueba y abra el archivo desde la página Entradas.

Ya está. Ahora ha aprendido a instalar y utilizar el complemento PDF en WPForms.

A continuación, ¿te gustaría mejorar el aspecto de tus formularios sin escribir CSS personalizado? Asegúrese de revisar nuestro tutorial sobre el uso de temas de formulario para más detalles.