Resumen de IA
¿Le gustaría enviar automáticamente los datos de las entradas del formulario a Google Sheets? El complemento de Google Sheets para WPForms proporciona un método sencillo para enviar sus entradas de formulario directamente a una hoja de cálculo de Google.
Este tutorial le mostrará cómo instalar y usar el complemento de Google Sheets en WPForms.
Requisitos:
- Asegúrese de haber instalado la última versión de WPForms para cumplir con la versión mínima requerida para el complemento de Google Sheets.
- Necesitarás una licencia de nivel Pro o superior para acceder al complemento de Google Sheets
Antes de empezar, primero deberás asegurarte de que WPForms está instalado y activado en tu sitio de WordPress y que has verificado tu licencia. También necesitarás registrarte para obtener una cuenta de Google si aún no tienes una.
Acceso a la configuración de integración de Google Sheets
Una vez que haya instalado WPForms y su licencia esté verificada, proceda a instalar y activar el complemento de Google Sheets.
Después de instalar el complemento de Google Sheets, deberá acceder a la configuración de integración de Google Sheets. Para ello, desde el panel de WordPress, vaya a WPForms » Ajustes y haga clic en la pestaña Integraciones.
A continuación, haga clic en la integración Google Sheets para expandir su configuración.
Conectar WPForms a Google Sheets
Para conectar WPForms a su cuenta de Google, haga clic en el botón Continuar con Google.
A continuación, serás redirigido a una página de autenticación de Google donde deberás seleccionar una cuenta de Google para usar con WPForms.
Una vez que haya seleccionado una cuenta de Google, haga clic en el botón Continuar para iniciar sesión y conectar su cuenta.
A continuación, haga clic en Permitir para conceder a WPForms acceso a su cuenta de Google.
Ahora, cuando vuelvas a WPForms » Ajustes » Integraciones, deberías ver el estado verde Conectado junto con los detalles de tu conexión.
Añadir una integración de Google Sheets a su formulario
Ahora que ha conectado WPForms a su cuenta de Google con éxito, es hora de añadir una integración de Google Sheets a su formulario. Para ello, deberá crear un nuevo formulario o editar uno existente para abrir el constructor de formularios.
Una vez que haya accedido al constructor de formularios, vaya a Ajustes » Google Sheets y haga clic en el botón Añadir nueva conexión.
A continuación, aparecerá una superposición donde puedes introducir un apodo para la conexión. Siéntete libre de usar cualquier apodo que desees, ya que no será visible para tus usuarios. Una vez que hayas añadido un apodo, haz clic en el botón Aceptar.
Configuración de los ajustes de conexión
Después de añadir un apodo para la conexión, aparecerán configuraciones adicionales. Aquí verá opciones para crear una nueva hoja de cálculo o seleccionar una hoja de cálculo existente que ya tenga en su cuenta de Google.
Para este ejemplo, crearemos una nueva hoja de cálculo seleccionando la opción Crear nueva.
Aunque es opcional, recomendamos añadir un nombre a los campos Nombre de la hoja de cálculo y Nombre de la hoja para ayudarte a hacer un seguimiento de tu hoja de cálculo.
Acceder a tu hoja de cálculo desde el creador de formularios
Una vez que hayas conectado tu formulario a una hoja de cálculo de Google, aparecerá un icono de enlace en la sección Hoja de cálculo de la configuración de tu conexión.
Haz clic en el icono de enlace para abrir tu hoja de cálculo de Google en una nueva pestaña del navegador.
Mapeo de Campos del Formulario a Hojas de Cálculo de Google
En la opción Mapeo de campos, verás dos columnas para mapear tus campos del formulario a tu hoja de cálculo: Nombre de columna y Valor del campo del formulario.
Por defecto, WPForms mapea el ID de entrada a la Columna A de tu hoja de cálculo.
Cuando la entrada del formulario se añada a tu hoja de cálculo, el ID de entrada aparecerá como un enlace en la Columna A. Hacer clic en el enlace del ID de entrada te llevará a la página de entrada individual para esa entrada de formulario en particular.
Si deseas mapear datos del formulario a una nueva columna, simplemente haz clic en el menú desplegable Nombre de columna y selecciona la columna deseada.
A continuación, deberás seleccionar un campo del formulario que desees mapear a la columna de tu hoja de cálculo de Google. Para seleccionar un campo del formulario, haz clic en el menú desplegable Valor del campo del formulario y haz clic en el campo del formulario que desees utilizar.
Para nuestro ejemplo, seleccionaremos el campo Nombre.
En nuestra hoja de cálculo de Google, ahora tendremos una columna donde podremos ver los nombres de los usuarios que envían nuestro formulario.
Añadir un valor personalizado
En lugar de seleccionar un campo de tu formulario para mapear a tu hoja de cálculo, puedes usar un Valor personalizado, como una Etiqueta inteligente o una fórmula de Hojas de cálculo de Google.
Para añadir un valor personalizado, haz clic en el menú desplegable Valor del campo del formulario y selecciona Valor personalizado.
A continuación, aparecerá un nuevo campo donde podrás insertar tu valor personalizado.
Si deseas utilizar una Etiqueta inteligente para el valor personalizado, haz clic en la Etiqueta inteligente.
A continuación, verás una lista de las Etiquetas inteligentes disponibles. Para nuestro ejemplo, seleccionaremos la Etiqueta inteligente Fecha de entrada para poder ver rápidamente la fecha de envío del formulario en nuestra hoja de cálculo.
Ahora, cuando un usuario envíe nuestro formulario, veremos que la fecha de envío del formulario aparecerá en nuestra hoja de cálculo de Google.
Una vez que hayas terminado de configurar los ajustes de tu conexión, asegúrate de guardar tu formulario haciendo clic en el botón Guardar.
Preguntas frecuentes
A continuación, se presentan algunas de las preguntas más comunes que recibimos sobre el uso del complemento Hojas de cálculo de Google con WPForms.
Tengo muchas hojas de cálculo en mi cuenta de Google. ¿Por qué no veo todas mis hojas de cálculo cuando intento seleccionar una para usar con WPForms?
Por favor, comprueba tus permisos de acceso para la hoja de cálculo específica de Google que deseas utilizar. Solo las hojas de cálculo de Google que tengas permiso para editar aparecerán en la lista de hojas de cálculo disponibles para seleccionar. Para saber cómo solicitar acceso de editor, consulta la documentación de Google sobre cómo compartir archivos desde Google Drive.
Una vez que tengas acceso de editor, la lista de hojas de cálculo disponibles puede tardar unos minutos en actualizarse en tu configuración de WPForms.
¿Puedo desconectar el complemento de Hojas de cálculo de Google en WPForms?
Sí, WPForms ofrece la opción de desconectar tu conexión de Hojas de cálculo de Google para un solo formulario o de tu sitio por completo. Para obtener más información, consulta nuestro tutorial sobre cómo desconectar la conexión de Hojas de cálculo de Google en WPForms.
Tengo más de 26 campos en mi formulario. ¿Cómo añado columnas adicionales en Hojas de cálculo de Google?
Por defecto, Hojas de cálculo de Google tiene 26 columnas que representan las 26 letras del alfabeto (A-Z). Si necesitas más de 26 columnas al configurar Hojas de cálculo de Google en tu formulario, deberás crear las nuevas columnas desde el documento de Hojas de cálculo de Google.
Para más detalles, asegúrate de consultar nuestro tutorial sobre cómo añadir una columna adicional en Hojas de cálculo de Google.
¿Por qué no veo una hoja de cálculo corporativa compartida en las opciones disponibles para la conexión del formulario?
Si no puedes ver una hoja de cálculo corporativa compartida a través de grupos de correo electrónico, es probable que la cuenta conectada del complemento de Hojas de cálculo de Google no tenga acceso directo de editor. Para solucionar esto, asegúrate de que el correo electrónico de la cuenta conectada tenga acceso de editor a la hoja de cálculo, incluso si ya tienes acceso de grupo.
Ten en cuenta que la lista de hojas de cálculo disponibles se almacena en caché y se actualiza cada 10 minutos. Es posible que necesites esperar o borrar tu caché para ver la lista actualizada.
Para más detalles sobre cómo compartir archivos y gestionar permisos de acceso en Google Drive, consulta la documentación de Google para compartir archivos desde Google Drive.
¿Por qué los nombres de columnas eliminados siguen apareciendo cuando vuelvo a conectar mi Hoja de cálculo de Google a WPForms?
Esto ocurre debido a una caché de 15 minutos de los nombres de las columnas en WPForms. Para resolver esto, espera 15 minutos a que se actualice la caché o borra manualmente la caché transitoria de WordPress. Para más información sobre cómo borrar la caché, sigue la guía de WPBeginner para gestionar y eliminar transitorios en WordPress.
No veo la opción para actualizar WPForms. ¿Cómo actualizo el plugin?
El complemento de Hojas de cálculo de Google requiere tener la última versión de WPForms instalada en tu sitio web. A veces, la opción de actualizar el plugin no aparecerá en tu área de administración de WordPress.
Para solucionar esto, necesitarás forzar a tu sitio de WordPress a comprobar si hay actualizaciones de plugins. Para más detalles, consulta la guía de WPBeginner para forzar actualizaciones de plugins en WordPress.
¿Por qué aparecen filas en blanco en mi Hoja de cálculo de Google cuando se utilizan fórmulas?
Este problema puede ocurrir debido a la forma en que Google Sheets maneja las fórmulas en combinación con las filas recién añadidas. Si tu hoja incluye fórmulas (especialmente en filas adicionales o en una hoja separada de "Cálculos"), Google Sheets podría expandir o desplazar automáticamente estas fórmulas cuando WPForms añade una nueva fila. Esto puede provocar que se añadan filas en blanco de forma inesperada.
Soluciones alternativas que puedes probar:
- Usa la función ARRAYFORMULA: En lugar de copiar fórmulas manualmente en las filas, envuélvelas en una
ARRAYFORMULApara manejar las nuevas entradas dinámicamente. - Usa fórmulas de referencia relativa: Utiliza fórmulas como
=INDIRECT("R[0]C[-1]", FALSE)que no dependen de números de fila específicos y en su lugar calculan basándose en la posición relativa de la celda. - Usa Smart Tags para cálculos en línea: Si estás realizando operaciones matemáticas sencillas con los campos del formulario, considera usar Smart Tags en WPForms para calcular valores antes de enviarlos a la hoja.
¿Puedo enviar enlaces PDF a Google Sheets?
Sí. Si estás utilizando el complemento PDF, puedes añadir el/los enlace(s) PDF generado(s) a tu hoja de cálculo mapeando la Smart Tag Enlaces PDF como un valor personalizado en tu conexión de Google Sheets.
Para configurar esto, ve a Ajustes » Google Sheets en el constructor del formulario y abre tu conexión. A continuación, en Mapeo de Campos, elige la columna que deseas usar, luego selecciona Valor Personalizado y haz clic en el icono Smart Tag para elegir Enlaces PDF.
¡Eso es todo! Ahora sabes cómo configurar y usar el complemento Google Sheets para WPForms.
¿A continuación, te gustaría aprender más sobre lo que puedes hacer con la información enviada por los usuarios en WPForms? Asegúrate de consultar nuestra guía completa de envíos de formularios para obtener más información.