Complemento Notion

¿Te gustaría enviar las entradas de tus formularios directamente a una base de datos de Notion para poder organizarlas y trabajar con ellas allí? El complemento WPForms Notion te permite conectar tus formularios a cualquier página o base de datos de Notion y crear automáticamente nuevos elementos cada vez que se envía un formulario.

En este tutorial, te mostraremos cómo instalar y configurar el complemento Notion con WPForms.

• Conectar WPForms con Notion
• Añadir una integración de Notion a tu formulario
• Asignación de campos a Notion
• Configuración de la lógica condicional (opcional)
• Preguntas frecuentes

Antes de empezar, asegúrate de que WPForms estáinstalado y activadoen tu sitio de WordPress, y de que hasverificado tu licencia. A continuación,instala y activa el complemento Notion.

Conectar WPForms con Notion

Después de instalar el complemento Notion, tendrás que conectar WPForms a tu espacio de trabajo de Notion.

Para ello, ve a WPForms » Ajustes y haz clic en la pestaña Integraciones .

A continuación, haz clic en la integración de Notion para ampliar su configuración y, a continuación, haz clic en el botón Añadir nueva cuenta.

Esto abrirá una ventana de inicio de sesión de Notion en tu navegador. Inicia sesión con la cuenta de Notion que deseas conectar a WPForms.

Después de iniciar sesión, verás una pantalla titulada «Conectarse con WPForms» que explica qué permisos tendrá WPForms, tales como:

• Ver las páginas que selecciones
• Edita las páginas que selecciones.
• Crea contenido nuevo dentro de las páginas que selecciones.
• Ver los usuarios del espacio de trabajo y sus correos electrónicos

Aquí, haz clic en el botón Seleccionar páginas para elegir a qué páginas o bases de datos de Notion puede acceder WPForms.

En la siguiente pantalla, verás un menú desplegable «Seleccionar páginas» y una lista de páginas de tu espacio de trabajo de Notion. Marca la casilla junto a cada página o base de datos que desees conectar.

Cuando hayas terminado, haz clic en Permitir acceso.

Una vez que se le conceda el acceso, se le redirigirá de nuevo a WPForms » Ajustes » Integraciones, donde ahora debería ver un estado verde Conectado junto a Notion.

Añadir una integración de Notion a tu formulario

Ahora que tu cuenta de Notion está conectada, puedes vincularla a cualquier formulario desde el que desees enviar datos.

Para empezar, cree un nuevo formulario o edite uno existente para abrir el generador de formularios.

Dentro del generador de formularios, ve a Configuración » Notion. A continuación, haz clic en el botón Añadir nueva conexión.

Aparecerá una ventana emergente pidiéndote que introduzcas un apodo para la conexión. Esta etiqueta es solo para tu referencia interna y no será visible para los usuarios. Después de introducir un apodo, haz clic en Aceptar.

Ahora verás la configuración de conexión de Notion para tu formulario.

Cuenta

Utiliza este menú desplegable para seleccionar la cuenta de Notion que conectaste anteriormente desde la pantalla Integraciones. Si has conectado varias cuentas de Notion, todas ellas aparecerán aquí.

Una vez seleccionada una cuenta, aparecerán opciones adicionales para elegir dónde enviar los datos en Notion.

Base de datos

Elige la base de datos en la que deseas que se almacenen las nuevas entradas de este formulario. Este menú desplegable muestra las bases de datos de Notion que pertenecen a las páginas a las que has concedido acceso, como «Respuestas del formulario de contacto» o «Lista de tareas pendientes».

Fuente de datos

El menú desplegable «Fuente de datos» te permite elegir la fuente específica dentro de esa base de datos a la que WPForms debe enviar las entradas.

Algunas bases de datos de Notion pueden tener varias fuentes o configuraciones disponibles para la API, por ejemplo, si reutilizas la misma base de datos en diferentes páginas o espacios de trabajo. En muchos casos, solo verás una única opción aquí con el mismo nombre que tu base de datos. En ese caso, simplemente selecciónala para continuar.

Después de seleccionar la base de datos y la fuente de datos, aparecerá la sección Campos personalizados para que puedas asignar las propiedades de Notion a los campos del formulario.

Asignación de campos a Notion

Antes de asignar campos, asegúrate de que tu base de datos de Notion esté configurada con las propiedades que deseas completar con los datos del formulario, tales como:

• Nombre
• Correo electrónico
• Nombre o título de la tarea
• Teléfono
• Mensaje o notas

En la sección Campos personalizados:

• Utilice el Nombre del campo personalizado desplegable para seleccionar una propiedad de tu base de datos Notion, como Name, Emailo Message.
• Utilice el menú desplegable «Valor del campo del formulario » para seleccionar el campo correspondiente de su formulario WPForms que proporcionará los datos para esa propiedad.

Haga clic en el botón azul con el signo más (+) para añadir más asignaciones según sea necesario hasta que todas las propiedades de Notion que desea rellenar estén conectadas a los campos de WPForms.

Cada vez que se envía el formulario, WPForms creará un nuevo elemento en la base de datos Notion seleccionada y rellenará las propiedades asignadas con los valores enviados en tu formulario.

Asegúrese de guardar el formulario una vez completadas las asignaciones.

Configuración de la lógica condicional (opcional)

La lógica condicional te permite controlar cuándo se ejecuta tu integración de Notion en función de las elecciones de los usuarios en tu formulario.

Para utilizarlo, desplázate hasta la parte inferior de la configuración de conexión de Notion y activa la opción «Habilitar lógica condicional». A continuación, utiliza los menús desplegables para crear una regla, como por ejemplo: «Procesar esta conexión si el tipo de consulta es Soporte».

Cuando se cumpla la condición, WPForms enviará la entrada a Notion. Si no se cumple, se omitirá la conexión para ese envío.

Preguntas frecuentes

A continuación, respondemos algunas de las preguntas más frecuentes que recibimos sobre la integración de Notion con WPForms.

¿Necesito una base de datos en Notion antes de configurar la integración?

Sí. El complemento Notion funciona con bases de datos, como una tabla de respuestas de contactos o tareas. Debes crear tu base de datos y añadir las propiedades que deseas rellenar antes de configurar la integración en WPForms. Después, la base de datos aparecerá en el menú desplegable Base de datos cuando conectes tu formulario.

¿Puedo elegir más de una página al conectar WPForms a Notion?

Sí. Cuando conectes WPForms a Notion por primera vez, podrás seleccionar una o varias páginas en la ventana de permisos de Notion. Cualquier base de datos de esas páginas que esté disponible para la integración aparecerá en el menú desplegable Base de datos cuando configures tu formulario.

¿Por qué algunas propiedades de Notion no aparecen en el menú desplegable «Nombre del campo personalizado»?

El complemento Notion muestra las propiedades que están disponibles en la base de datos que has seleccionado y que son compatibles con la integración. Si falta alguna propiedad, comprueba que se ha añadido a la propia base de datos y no solo existe en una vista específica. Es posible que también tengas que actualizar la conexión guardando el formulario y volviendo a cargar el generador.

¿Por qué mis entradas tardan un momento en aparecer en Notion?

Después de enviar un formulario, WPForms envía los datos a Notion a través de su API. Dependiendo de tu conexión de red y de la carga actual de Notion, es posible que los nuevos elementos tarden un poco en aparecer en tu base de datos. Esto suele resolverse en un minuto.

Eso es todo. Ahora ya sabes cómo conectar WPForms a Notion y enviar automáticamente las entradas de tus formularios a una base de datos de Notion.

A continuación, ¿te gustaría sacar más partido a tus envíos? No te pierdas nuestra guía completa sobre entradas de formularios en WPForms.