Volete automatizzare la gestione delle voci dei vostri moduli WordPress? Il nostro addon Entry Automation vi consente di creare attività come l'esportazione o l'eliminazione delle voci di un modulo specifico. Questi compiti possono essere automatizzati per essere eseguiti in base alla pianificazione da voi specificata.
Questo tutorial mostra come installare e utilizzare l'addon Entry Automation con WPForms.
Requisiti:
- Per accedere all'addon Entry Automation è necessario un livello di licenza Elite o superiore.
- Assicurarsi di aver installato WPForms versione 1.9.6.1 o superiore per soddisfare la versione minima richiesta per l'addon Entry Automation.
Una volta che il plugin WPForms di base è stato installato e la licenza è stata verificata, sarete in grado di installare e attivare rapidamente l'addon Entry Automation.
Creare un nuovo task di automazione
Per iniziare, creare un nuovo modulo o modificarne uno esistente per accedere al costruttore di moduli. Una volta entrati nel costruttore di moduli, procedete ad aggiungere i campi che desiderate includere nel modulo. È possibile utilizzare WPForms AI per velocizzare il processo di creazione del modulo.
Dopo aver aggiunto i campi al modulo, andare su Impostazioni " Automazione inserimento e fare clic sul pulsante Aggiungi nuova attività per creare una nuova attività di automazione.
Nell'overlay visualizzato, assegnare un nome all'attività e fare clic su OK per procedere.
Verranno presentate due opzioni: Esportazione delle voci e Eliminazione delle voci.
Vediamo nel dettaglio come funziona ciascuna di queste opzioni.
Esportazione delle voci del modulo
Per automatizzare l'esportazione delle voci, selezionare l'opzione Esporta voci.
Dopo averla selezionata, appariranno altre opzioni. Innanzitutto, specificare il nome del file esportato nel campo Nome file. Per impostazione predefinita, è impostato sul nome del modulo e sul timestamp della data.
È possibile inserire un nome manualmente o utilizzare gli smart tag per popolare il campo del nome. Facendo clic sull'icona Smart Tag, viene visualizzato un menu a tendina contenente i tag supportati che possono essere utilizzati per il nome del file.
Quindi, scegliere il formato in cui si desidera esportare il file dal menu a tendina Formato file.
Le opzioni disponibili includono: CSV, XLSL, JSON e PDF.
Successivamente, è necessario specificare il canale in cui si desidera esportare le voci. Per impostazione predefinita, è impostato su Email, ma è possibile modificarlo facendo clic sul menu a tendina Esporta in.
Di seguito sono elencate le opzioni disponibili
Selezionando E-mail si visualizza il campo Indirizzo e-mail, dove è necessario specificare l'indirizzo o gli indirizzi e-mail a cui si desidera inviare la voce esportata.
Per impostazione predefinita, è impostato sullo smart tag Email amministratore del sito. È possibile aggiungere più indirizzi e-mail. Assicuratevi di separare ogni email con una virgola.
Server FTP
Se lo si desidera, è possibile esportare le voci del modulo su un server FTP. A tale scopo, selezionare Server FTP dal menu a tendina Esporta in.
Successivamente, dovrete inserire i dettagli del vostro server FTP, come il nome host, il numero di porta, il nome utente e la password FTP.
Quindi, specificare la cartella in cui si desidera memorizzare i file esportati nel campo Percorso. Il percorso è solitamente incluso quando si accede alle credenziali del server FTP.
Se si desidera confermare la connessione FTP, fare clic sul pulsante Prova connessione.
Se tutto è collegato correttamente, apparirà la scritta Connection Established (Connessione stabilita).
Se si verifica un problema con la connessione, si riceve un avviso di Connessione fallita.
Nota: si consiglia di contattare il provider di hosting se la connessione FTP non funziona correttamente.
Dropbox
Con la nostra integrazione con Dropbox, potete automatizzare l'esportazione delle voci dei moduli nel vostro account Dropbox.
Dopo aver scelto l'opzione Dropbox, vi verrà richiesto di installare e attivare l'addon Dropbox, se non è già installato sul vostro sito. Fare clic sul pulsante Sì, installa e attiva nel pop-up visualizzato.
Al termine dell'installazione, fare clic su Sì, salva e aggiorna per continuare.
Quindi, fare clic sul pulsante Aggiungi nuova connessione per collegare l'account Dropbox.
Successivamente, scegliete il vostro account dal menu a tendina Account Dropbox.
Il campo Nome cartella Dropbox è predefinito con il nome del modulo. Ma è possibile aggiornarlo in modo che corrisponda al nome della cartella che si intende utilizzare.
Google Drive
Analogamente all'integrazione con Dropbox, è possibile esportare le voci dei moduli in Google Drive selezionando l'opzione Google Drive.
Verrà visualizzato un pop-up per installare e attivare l'addon, se non è già installato sul sito.
Al termine dell'installazione, fare clic sul pulsante Continua con Google per collegare l'account.
Selezionare quindi l'account Google che si desidera collegare a WPForms e seguire le istruzioni per completare la configurazione. Per maggiori dettagli su come collegare e utilizzare l'addon Google Drive, consultare il nostro tutorial.
Dopo aver collegato l'account Google, fare clic sul pulsante Aggiungi nuova connessione.
Scegliete quindi il vostro account Google dal menu a tendina Account Google.
Una volta selezionato il vostro account, potrete specificare la cartella in cui salvare le voci dalla sezione Cartella di Google Drive.
Se si seleziona l'opzione Crea nuovo, inserire il nome preferito della cartella nel campo Nome cartella Google Drive. Per impostazione predefinita, è impostato sul nome del modulo. Tuttavia, è possibile aggiornarlo in modo che corrisponda al nome della cartella che si intende utilizzare.
Tuttavia, scegliendo l'opzione Seleziona esistente verrà visualizzato un pulsante per selezionare una cartella esistente dall'account Google Drive.
Gestione dei file esistenti
Se si sceglie un server FTP, Dropbox o Google Drive come archivio delle voci, è necessario specificare come gestire i file esistenti dopo ogni ripetizione dell'attività di automazione delle voci. Questa opzione è disponibile nel menu a tendina Se il file esiste già.
Di seguito, abbiamo evidenziato le opzioni disponibili:
- Incrementa nome file: Questa opzione crea un nuovo file di esportazione nella stessa directory e aggiunge un numero al nome del file.
- Sovrascrivi file: questa opzione sostituisce il file di esportazione esistente con quello più recente ad ogni esecuzione dell'attività.
- Aggiungi voci al file: Selezionando questa opzione, le nuove voci verranno aggiunte al file di esportazione esistente. È disponibile solo per i formati CSV e XLSX.
Nota: Se si sceglie l'opzione Aggiungi voci al file, non si consiglia di aggiornare la sezione Informazioni sulla voce dopo la prima esportazione. Questo perché le colonne sono già state create nel file CSV o XLSX quando l'attività è stata eseguita inizialmente. Se si modificano i campi del modulo in un secondo momento, i nuovi campi non verranno aggiunti al file di esportazione esistente.
Si consiglia di utilizzare l'opzione Incrementa nome file , che consente di conservare il vecchio file di esportazione e di generare un nuovo file con i campi aggiornati.
Informazioni sull'iscrizione
Nella sezione Informazioni sulla voce, è possibile configurare ulteriori impostazioni per l'esportazione delle voci. Ad esempio, è possibile selezionare i campi da includere nel file di esportazione delle voci dall'elenco di caselle di controllo Campi modulo.
In Informazioni aggiuntive è possibile includere ulteriori dettagli come l'ID della registrazione, la data di registrazione, lo stato del pagamento, ecc.
Nella sezione Filtro è possibile includere i campi che corrispondono a criteri specifici.
Ad esempio, impostando l'opzione Includi qualsiasi campo che contenga il termine "giveaway", si esporteranno solo le voci in cui il termine "giveaway" è menzionato in uno qualsiasi dei campi.
In corrispondenza di Stato, scegliere lo stato delle voci che si desidera includere nell'esportazione.
Nel menu a tendina Esportazione, è necessario scegliere come gestire l'esportazione delle voci.
Scegliere l'esportazione Tutte le voci se si desidera esportare tutte le voci ad ogni esecuzione dell'attività. Selezionando l'opzione Nuove voci dall'ultima esportazione, verranno filtrate tutte le voci che sono state esportate l'ultima volta che l'attività è stata eseguita.
Programma
Nella sezione Pianificazione si definisce la frequenza con cui le attività devono essere eseguite sul sito. Per prima cosa, fare clic sul menu a tendina Data di inizio e scegliere una data dal selettore di date.
È possibile scegliere quando interrompere l'esecuzione dell'attività selezionando una data dal campo Data fine.
Nella sezione Frequenza è necessario scegliere quando e con quale frequenza deve essere eseguita l'attività. Le opzioni disponibili sono:
- Giorni della settimana
- Giorni del mese
- Primo giorno del mese
- Ultimo giorno del mese
Se si seleziona Giorni della settimana, è necessario scegliere il giorno o i giorni specifici in cui si desidera eseguire l'attività.
Selezionando l'opzione Giorni del mese, verrà visualizzato un selezionatore di giorni in cui si dovranno scegliere i giorni specifici del mese in cui eseguire l'attività.
Dopo aver scelto la frequenza, selezionare l'ora in cui si desidera eseguire l'attività dal menu a tendina Ora.
Nota: l'addon Entry Automation utilizza WP-Cron per pianificare le attività, che è diverso da come funziona il pianificatore di sistema. Ciò significa che i task verranno eseguiti solo quando viene caricata una pagina sul sito. Consultare la documentazione ufficiale di WordPress se si desidera modificare la modalità di esecuzione dei task sul proprio sito.
Una volta terminata la configurazione dell'attività di automazione, assicurarsi di salvare il modulo per completare il processo. Successivamente, si vedrà uno stato ATTIVO accanto al nome dell'attività.
È possibile clonare un'attività esistente facendo clic sull'icona Copia. In questo modo si copiano tutte le configurazioni del task clonato.
Per eliminare un'attività, fare clic sull'icona del Cestino.
Nella finestra di dialogo visualizzata, fare clic su OK per confermare l'operazione.
Aggiunta di più automazioni
È possibile creare un numero illimitato di automazioni per eseguire più attività di gestione delle voci del modulo. Ad esempio, creeremo un'attività aggiuntiva per eliminare le voci del modulo dalla dashboard di WordPress dopo che sono state esportate.
Eliminazione delle voci del modulo
Per iniziare, andare su Impostazioni " Automazione inserimento dal costruttore di moduli. Verranno visualizzati tutti i compiti creati per quel modulo specifico. Fare clic sul pulsante Aggiungi nuova attività.
Nell'overlay visualizzato, inserire il nome dell'attività e fare clic su OK.
Selezionare quindi l'opzione Elimina voci. Successivamente appariranno altre opzioni.
È possibile utilizzare la sezione Filtro per specificare le voci da eliminare in base alle condizioni impostate.
Successivamente, utilizzare le opzioni a discesa Stato per selezionare le voci da eliminare in base al loro stato.
Nella sezione Pianificazione, l'opzione Esegui dopo l'attività precedente è attivata per impostazione predefinita.
Questa è la pianificazione predefinita per tutte le attività aggiuntive create e garantisce l'esecuzione sequenziale di più attività.
È possibile specificare manualmente una pianificazione disabilitando l'opzione Esegui dopo l'attività precedente. Disabilitandola, si visualizzerà il modulo Pianifica, in cui si dovrà specificare come devono essere eseguite le attività.
Nota: a meno che non sia necessario impostare pianificazioni personalizzate, si consiglia di impostare le attività aggiuntive in modo che vengano eseguite dopo le attività precedenti per evitare conflitti.
Se si hanno più attività, è possibile riordinarle tenendo premuta l'icona della linea verticale e trascinando l'attività nella posizione desiderata.
Tenete presente che qualsiasi task spostato sopra di voi verrà eseguito prima del task che lo precedeva.
Gestione dell'automazione dell'ingresso
WPForms offre un cruscotto per tenere traccia di tutte le attività di automazione create sul proprio sito. Per accedere a questa pagina, andare su WPForms " Strumenti e selezionare la scheda Automazione delle voci.
Qui viene visualizzata una tabella con i dettagli dei moduli su cui è stata attivata l'automazione dell'inserimento. Inoltre, sotto ogni modulo vengono visualizzate tutte le attività di automazione create.
La colonna Ultima esecuzione mostra l'ultima volta che è stata attivata un'attività.
È possibile gestire lo stato delle attività da questa dashboard. Se si desidera disattivare le attività per un modulo specifico, fare clic sulla casella di controllo accanto al modulo.
Quindi, fare clic sul menu a tendina Azioni massicce e selezionare l'azione che si desidera eseguire.
Quindi, fare clic sul pulsante Applica per procedere.
Ecco fatto! Avete imparato a installare e utilizzare l'addon Entry Automation in WPForms.
Volete poi imparare a costruire altre automazioni in WPForms? Per maggiori dettagli, consultate il nostro tutorial sull'uso dell'addon Make.