Resumo de IA
Leis de privacidade como a GDPR dizem que você só pode reter dados pessoais pelo tempo que realmente precisar deles, então deixar entradas antigas de formulários paradas para sempre o coloca em risco.
Excluí-las manualmente é tedioso e, honestamente, a maioria das pessoas se esquece, então os dados continuam crescendo. A solução é excluir entradas antigas automaticamente em um cronograma que você define uma vez.
O WPForms oferece duas maneiras de fazer isso: uma integrada em todos os planos pagos e uma opção mais capaz para sites que levam a conformidade a sério. Vou guiá-lo por ambas e, em seguida, ajudá-lo a decidir qual delas se adapta à sua situação.
Por que Excluir Entradas Antigas de Formulários é Importante para a GDPR
A GDPR é baseada em alguns princípios, e um deles é a limitação de armazenamento. Em termos simples, você não deve reter dados pessoais por mais tempo do que o necessário para o motivo pelo qual os coletou.
Uma mensagem de formulário de contato para a qual você respondeu há oito meses cumpriu seu propósito. Mantê-la indefinidamente é difícil de justificar se um regulador perguntar.
Entradas antigas também criam exposição real, porque cada nome, e-mail e número de telefone armazenados em seu banco de dados do WordPress podem vazar se o seu site for invadido.
Armazenar menos dados pessoais simplesmente significa uma perda menor se isso acontecer. Reduzir envios antigos também mantém seu banco de dados enxuto, o que ajuda seu site a permanecer rápido e seus backups a permanecerem pequenos.
O WPForms vem com ferramentas de segurança e conformidade em todos os planos pagos, então os blocos de construção já estão lá. O que o plugin não pode fazer é decidir sua política de retenção por você.
Essa parte é com você, e nosso guia completo sobre conformidade com a GDPR para formulários do WordPress vale a pena ler se você quiser o quadro completo além da exclusão.
Como Excluir Automaticamente Entradas Antigas de Formulários no WordPress
Existem duas opções aqui, e elas atendem a necessidades diferentes. A primeira é uma configuração integrada chamada Limpar Entradas Automaticamente que apaga entradas com mais de um número de dias que você escolher.
A segunda é o addon Automação de Entradas, que permite direcionar entradas específicas, executar em um cronograma personalizado e exportar dados com segurança antes que sejam removidos.
Antes de entrarmos nas etapas, é útil entender por que isso importa e por quanto tempo você realmente deve manter os dados do formulário. Esse contexto torna o número de retenção que você define muito mais fácil de defender.
Por Quanto Tempo Você Deve Manter as Entradas do Formulário?
Esta é a pergunta em que todos ficam presos, e não há um número legal único. A GDPR exige que você mantenha os dados apenas pelo tempo que tiver um propósito genuíno para eles, e então justifique e aplique esse período.
Portanto, a resposta certa depende do que o formulário faz, mas abaixo estão os períodos de retenção que vejo usados com mais frequência. Trate-os como um ponto de partida sensato, não como aconselhamento jurídico, e ajuste-os à sua própria situação.
| Tipo de formulário | Período comum de retenção |
|---|---|
| Consultas de contato e suporte | 6 a 12 meses após a resolução do problema |
| Inscrições na newsletter | Até a pessoa cancelar a inscrição |
| Candidaturas de emprego | 6 a 12 meses após o preenchimento da vaga |
| Solicitações de vendas e orçamentos | Aproximadamente 1 ano após o último contato |
| Inscrições em eventos ou concursos únicos | Até o fechamento do evento, mais um pequeno período de tolerância |
Depois de escolher um período que você possa garantir, o objetivo é aplicá-lo automaticamente para que você nunca mais precise se lembrar dele. Ambos os métodos do WPForms abaixo cuidam disso para você.
Instale o Plugin WPForms
Ambos os métodos ficam dentro do WPForms, então você vai querer o plugin configurado primeiro. O WPForms é o construtor de formulários mais amigável para iniciantes no WordPress, com um construtor de arrastar e soltar e mais de 2.100+ modelos prontos, para que você não comece nenhum formulário do zero.
O que eu mais gosto no WPForms para trabalho de retenção é que os controles de dados ficam ao lado de onde você constrói o formulário. Você não está adicionando um plugin de limpeza separado ou escrevendo código. As configurações que decidem por quanto tempo uma entrada vive fazem parte do próprio formulário.
Qual nível de licença você precisa depende do método que você escolher. Para armazenar entradas, e para usar a opção de exclusão integrada, você precisa de qualquer plano pago (Básico ou superior). Para usar o complemento Entry Automation, que é a opção que recomendo para fluxos de trabalho sérios de GDPR, você precisará do WPForms Elite.
Para começar, compre a licença Elite. Em seguida, instale o WPForms em seu site. Se precisar de ajuda, siga estas instruções sobre como adicionar um plugin ao WordPress.
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Método 1: Ativar Limpeza Automática de Entradas
Esta opção está integrada às configurações de cada formulário, portanto, não há complemento para instalar. Funciona em qualquer plano pago porque depende de entradas armazenadas, que começam no plano Básico.
Uma vez ativada, o WPForms remove silenciosamente as entradas após a sua data limite sem que você precise fazer mais nada. Ativá-la leva três passos.
- Abra o formulário que você deseja gerenciar no construtor, depois vá para Configurações » Geral.
- Role para baixo até a seção Avançado e ative Excluir Entradas Automaticamente.
- Insira o número de dias que você deseja manter as entradas antes que sejam excluídas e salve seu formulário.
A partir de agora, qualquer entrada mais antiga que a janela escolhida será excluída por conta própria. Você ainda pode visualizar e gerenciar entradas de formulário dentro do seu painel como de costume, e um plano pago também lhe dá gerenciamento completo de entradas para pesquisar, marcar e exportar antes que algo expire.
Tenha em mente, no entanto, que esta configuração exclui permanentemente, então as entradas se foram para sempre depois que ultrapassarem o limite.
Ele também trata todas as entradas da mesma forma, sem maneira de poupar certas submissões ou salvar uma cópia primeiro. Se você preferir excluir entradas manualmente no seu próprio tempo, isso também funciona, mas coloca a responsabilidade de lembrar de volta em você.
Método 2: Automatizar a Exclusão com o Addon de Automação de Entradas
A exclusão integrada é ótima para formulários simples, mas o complemento Entry Automation oferece mais controle, e é a opção que eu uso sempre que um cliente realmente precisa responder ao GDPR. É um recurso Elite e transforma a limpeza de entradas em uma tarefa adequada e repetível na qual você pode confiar.
1. Crie uma Tarefa de Exclusão de Entradas
Abra seu formulário no construtor e vá para Configurações » Automação de Entradas, depois clique em Adicionar Nova Tarefa. Dê um nome à tarefa e escolha Excluir Entradas como o tipo de tarefa.
A partir daí, você pode usar a seção Filtro para segmentar apenas as entradas que deseja remover, como envios que contêm um determinado valor, e o menu suspenso Status para limitar a exclusão por status da entrada.
Em seguida, defina a Programação para decidir com que frequência a tarefa é executada, seja semanalmente, mensalmente ou em dias específicos. Nosso guia sobre como criar uma tarefa de automação detalha todas as opções.
2. Exporte Entradas Antes de Excluí-las
Esta é a maneira mais segura de lidar com a retenção e, em vez de apenas excluir dados, você mantém um registro deles em algum lugar fora do seu site ativo primeiro e, em seguida, remove-os do WordPress.
Para configurar isso, crie uma tarefa de Exportar Entradas que envie seus dados como um arquivo CSV, XLSX, JSON ou PDF. Você pode entregá-lo por E-mail ou enviá-lo para um Servidor FTP, Dropbox ou Google Drive.
Em seguida, adicione uma segunda tarefa de Excluir Entradas e deixe Executar Após Tarefa Anterior ativado para que a exclusão ocorra apenas quando a exportação for concluída. Se você quiser uma recapitulação sobre a exportação, veja como exportar suas entradas para CSV.
Configurei exatamente essa cadeia para o formulário de candidatura de um cliente no ano passado. As candidaturas eram exportadas para uma pasta particular do Google Drive no primeiro dia de cada mês, e tudo o que era mais antigo que 12 meses era excluído do site.
Eles mantiveram um registro de contratação para referência, e o banco de dados do WordPress parou de carregar um ano de dados pessoais de candidatos de que não precisava mais.
3. Gerencie Suas Automações em Um Único Painel
Depois de criar algumas tarefas, você não precisa abrir cada formulário para verificá-las. Vá para WPForms » Ferramentas e abra a aba Automação de Entradas para ver todas as tarefas do seu site em uma única tabela.
O painel mostra o horário da Última Execução para cada tarefa, para que você possa confirmar se suas exclusões estão realmente acontecendo. Você também pode pausar tarefas ou executar ações em massa a partir daqui quando precisar fazer uma alteração.
Qual Método Você Deve Usar?
Ambos os métodos removem entradas antigas do seu site, então a escolha depende de quanto controle e prova você precisa. Veja como eles se comparam.
| Excluir Entradas Automaticamente | Complemento Entry Automation | |
|---|---|---|
| Plano | Básico+ | Elite |
| Segmentação | Exclui tudo após o limite | Filtrar por valor de campo ou status |
| Programação | Retenção apenas baseada em dias | Dias, semanas ou meses personalizados |
| Exportar antes de excluir | Não | Sim |
| Melhor para | Formulários simples, configure e esqueça | Conformidade que você precisa documentar |
Se você tem um formulário de contato básico e só quer que mensagens antigas desapareçam após seis meses, a exclusão automática integrada é suficiente. Já está incluído no seu plano e leva um minuto para ativar.
Mas se a conformidade com o GDPR é algo que você realmente precisa defender, o Entry Automation (Automação de Entradas) vale o upgrade Elite. Você pode excluir apenas os dados que é obrigado a remover, manter um registro exportado do que reteve e quando, e apontar para um log de Última Execução como evidência de que a política está sendo aplicada.
Para sites que coletam dados sensíveis em qualquer volume real, essa trilha de auditoria vale muito. Ela também combina bem com etapas como escolher limitar quantas entradas seu formulário coleta em primeiro lugar, para que você minimize os dados em ambas as pontas.
Lidar com Solicitações Individuais de Direito ao Esquecimento
A exclusão automática cuida da retenção em massa, mas o GDPR também dá aos indivíduos o direito de ver seus dados e solicitar que você os apague. Essas solicitações pontuais precisam de uma ferramenta diferente de uma exclusão programada.
Para começar, você precisará ir para WPForms » Todos os Formulários no menu de administração do WordPress. A partir daí, você pode passar o mouse sobre o título de um formulário e clicar em Entradas.
Na página de Entradas, você pode remover entradas do seu site adicionando-as à lixeira. Para adicionar uma única entrada à lixeira, passe o mouse sobre a entrada e clique na opção Lixeira.
Também ajuda obter o consentimento no momento em que os dados chegam. Adicionar um campo de acordo GDPR aos seus formulários dá às pessoas uma caixa de seleção clara para concordar com o uso de seus dados.
Se você está configurando tudo isso do zero, nosso guia sobre como criar formulários compatíveis com o GDPR abrange consentimento, privacidade e tratamento de dados em conjunto.
Perguntas Frequentes sobre Retenção de Entradas de Formulário e GDPR
A exclusão automática de entradas de formulário e a retenção de dados do WordPress levantam muitas das mesmas perguntas. Aqui estão respostas rápidas para as que ouço com mais frequência.
O GDPR exige que você exclua as entradas do formulário?
O GDPR não estabelece um prazo, mas seu princípio de limitação de armazenamento diz que você não pode manter dados pessoais por mais tempo do que o necessário para a finalidade para a qual foram coletados. Portanto, uma vez que uma submissão de formulário cumpriu seu propósito, mantê-la para sempre é difícil de justificar. A exclusão automática é como você impõe um período de retenção que pode realmente justificar.
Por quanto tempo você pode manter submissões de formulário sob o GDPR?
Enquanto você genuinamente precisar delas, e não mais. Não há um número fixo na lei. Na prática, muitos sites mantêm consultas de suporte por 6 a 12 meses, cadastros de newsletter até que alguém cancele a inscrição e leads de vendas por cerca de um ano após o último contato. Escolha um período que você possa justificar para cada formulário e aplique-o consistentemente.
Você pode excluir automaticamente entradas de formulário no WPForms Lite?
Você precisa de um plano pago (Básico ou superior) para armazenamento de entradas e a opção integrada Excluir Entradas Automaticamente, e do WPForms Elite para o add-on Entry Automation.
A exclusão automática de entradas afetará minhas notificações ou integrações?
Não. Notificações por e-mail e integrações, como o envio de dados para um CRM ou uma planilha, são disparadas no momento em que um formulário é enviado. Excluir a entrada armazenada posteriormente não desfaz nada disso. A única coisa que muda é a entrada saindo do seu banco de dados do WordPress.
Em seguida, Mantenha os Dados do Seu Formulário Seguros
Entradas antigas são apenas uma parte da proteção dos dados que seus formulários coletam. A outra parte é manter seguros os dados que você retém enquanto eles estão em seu site.
Nosso guia completo de segurança do WPForms cobre como proteger seus formulários, e adicionar uma forte proteção contra spam impede que envios indesejados sobrecarreguem as entradas que você está tentando gerenciar em primeiro lugar.
Automatize a Limpeza de Suas Entradas com o WPForms Elite 🙂
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